Toen de coronacrisis fysieke vergaderingen stillegde.
Online ALV begon niet als technisch experiment, maar als praktisch antwoord op een acuut probleem tijdens de coronacrisis. Verenigingen, coöperaties en organisaties met ALV's of AVA's moesten belangrijke besluiten blijven nemen, terwijl fysieke bijeenkomsten opeens niet meer konden en gewone videobeltools niet voldeden voor rechtsgeldige besluitvorming. Daarom werkte dit niet alleen in de browser, maar ook via een iOS- en Android-app voor leden die gewoon vanaf hun telefoon wilden deelnemen.
De situatie
Tijdens corona konden besluiten niet wachten.
De fout in standaardtools
Video alleen is nog geen vergaderproces.
De uitkomst
Uitnodigen, stemmen en verantwoorden komen samen in één omgeving.
Niet alleen videobellen. Rechtsgeldig besluiten.
Juist in de coronacrisis werd duidelijk hoe kwetsbaar het vergaderproces eigenlijk was. Een ALV of AVA is meer dan mensen in een videocall zetten. Aanwezigheid, stemrecht, volmachten, vragen, documenten en uitslagen moeten juridisch en organisatorisch kloppen voordat de vergadering echt serieus genomen kan worden.
Daarom is Online ALV gebouwd als procesplatform. Niet als noodverband bovenop videobellen, maar als software die het hele moment van voorbereiding tot verantwoording ondersteunt.
Tempo
Binnen drie weken stond er een werkende MVP waarmee de eerste vergaderingen rechtsgeldig konden plaatsvinden. Daarna is het platform doorontwikkeld op basis van echt gebruik en echte druk.
Eerst het echte knelpunt scherp krijgen
Het probleem was niet dat mensen elkaar niet konden zien. Het echte probleem zat in aantoonbaarheid: stemrechten, aanwezigheid, volmachten en besluiten moesten achteraf te herleiden blijven.
Losse stappen in één proces brengen
Geen Excel-lijsten naast een stream en losse formulieren erachteraan. De cruciale acties moesten in dezelfde omgeving landen.
Bouwen rond het spannendste moment
Juist het moment van stemmen en tellen moest rustig blijven, ook wanneer veel deelnemers tegelijk actief zijn.
Werkbaar houden voor gewone gebruikers
Bestuurders, leden en moderatoren moesten de vergadering kunnen leiden zonder eerst een technisch systeem te hoeven begrijpen.
Rust op het moment dat het telt
De waarde van dit platform zit niet in een lijst technische onderdelen. Die zit in het moment waarop een voorzitter een stemronde opent en de organisatie erop kan vertrouwen dat de uitslag klopt en achteraf te verantwoorden is.
Dat is precies waarom maatwerk hier logisch was: het proces was belangrijker dan de losse tool eromheen.
Omdat stemrechten, deelnemersdata en besluitvorming hier direct samenkomen, is ook een pentest uitgevoerd om die kritieke onderdelen expliciet te toetsen.
Meedoen moest ook op iPhone en Android vanzelfsprekend zijn
Voor veel leden is een ALV pas echt laagdrempelig als deelnemen niet vastzit aan een laptop. Daarom is Online ALV ook als mobiele app uitgewerkt, zodat uitnodiging, livestream, chat en stemrondes direct op telefoon of tablet gebruikt konden worden.
Dat verlaagt de drempel om mee te doen en maakt het platform sterker voor organisaties die hun achterban niet eerst door een desktopproces willen duwen.
Veilig inloggen
Leden verifiëren zich eenvoudig en komen direct in de juiste vergadering terecht zonder ingewikkelde accountstappen.
Livestream en agenda in de app
De vergadering volgen en tegelijk zien waar je bent in het proces werkt ook mobiel logisch en rustig.
Stemmen op het moment dat het telt
Nieuwe stemrondes verschijnen direct op het toestel, zodat deelnemen niet afhankelijk wordt van wie toevallig achter een laptop zit.
Chat en updates binnen handbereik
Vragen stellen en live updates ontvangen hoort bij dezelfde ervaring, niet bij een tweede scherm of losse tool.
De vergadering begint ruim voor de livestream
De meeste spanning zit niet alleen in het live moment. Leden moeten correct worden uitgenodigd, stemrechten moeten kloppen, volmachten moeten vooraf vastliggen en na afloop moet de organisatie kunnen aantonen hoe besluiten zijn genomen.
Daarom is Online ALV ingericht als een aaneengesloten proces in plaats van een verzameling losse hulpmiddelen.
Vooraf
Uitnodigingen, deelnemers, documenten, stemrechten en machtigingen worden goed voorbereid voordat de vergadering start.
Tijdens
Voorzitter en moderatoren sturen livestream, vragen, aanwezigheid en stemrondes vanuit dezelfde omgeving aan.
Stemmen
Gewogen stemmen, volmachten en uitslagen worden direct vastgelegd zonder losse formulieren of handmatige telling.
Achteraf
Auditlogs, uitslagen en deelnemersinformatie maken besluitvorming en verslaglegging aantoonbaar en uitlegbaar.
Standaardsoftware stopt precies waar het spannend wordt
Gewone vergadertools helpen bij beeld en geluid. Maar zodra aanwezigheid, machtigingen, stemgewichten en verantwoording een serieuze rol spelen, vallen organisaties vaak terug op losse lijstjes, exports en handmatige controles.
Dat werkt totdat het te belangrijk, te druk of te foutgevoelig wordt. Online ALV laat zien wat er gebeurt als je dat niet accepteert en het proces zelf centraal zet.
Stemmen vanaf je telefoon zonder de drempel van een laptop
Veel leden willen niet eerst een laptop opstarten om aan een vergadering deel te nemen. De iOS- en Android-app van Online ALV laat ze direct meedoen, stemmen en machtigen vanaf hun telefoon.
Daardoor blijft de drempel laag, ook voor leden die normaal gesproken minder digitaal vaardig zijn.
Coding Agency bouwt voor ons alle applicaties die we gebruiken bij online en hybride events. Hierdoor zijn we in staat unieke dienstverlening aan te bieden voor bijvoorbeeld complexe vergaderingen waar secure login, stemgewichten, volmachten en quora belangrijk zijn. Wat je van Coding Agency kan verwachten is een professionele aanpak, zorgvuldige planning, creatief meedenken over de oplossing en bovenal hele goede en robuuste en gebruikersvriendelijke software!
Proces dat niet in standaardsoftware past?
Laat je belangrijke werk niet leunen op losse oplossingen.
We kijken waar standaardsoftware tekortschiet, welke stappen echt moeten kloppen en hoe maatwerk het werk rustiger, sneller en betrouwbaarder maakt.
Bespreek mijn maatwerkvraag
Meer cases
Andere projecten waarin software, website, shop of app niet als los kanaal is gebouwd, maar als onderdeel van een werkend proces.
