Welke regels gelden er voor allergeneninformatie in de horeca?
Kort antwoord
Wie onverpakt eten verkoopt, moet gasten informeren over veertien wettelijk aangewezen allergenen. Dat mag schriftelijk, elektronisch of mondeling, maar de informatie moet altijd vastliggen voor personeel en de NVWA. Bij online bestellen hoort ze zichtbaar te zijn vóór het afrekenen en opnieuw bij de levering.
Allergeneninformatie klinkt als iets voor een geplastificeerd kaartje naast de kassa. In de praktijk is het een datavraagstuk. Een gerecht bestaat uit componenten, componenten uit ingrediënten, ingrediënten komen van leveranciers die af en toe een ander product leveren. Zodra je op meer dan één plek laat zien wat er in een gerecht zit — de menukaart, een QR-menu, je bestelwebsite, een bezorgplatform, de keukenbon — heb je meerdere kopieën van dezelfde waarheid. En kopieën lopen uit elkaar.
In dit artikel zet ik de regels op een rij voor restaurants, cateraars, hotels, afhaalzaken en evenementen met foodstands, en vertaal ik ze naar wat je software moet kunnen. De sectorkant van het verhaal — reserveren, loyalty, eigen boekingsplatform — staat op onze pagina over software voor horeca.
De veertien allergenen en waar de plicht vandaan komt
De basis is Verordening (EU) 1169/2011, de Europese verordening over voedselinformatie aan consumenten. Bijlage II daarvan wijst de stoffen aan die je altijd moet melden. De NVWA vat ze samen als:
- Granen en zaden: glutenbevattende granen, sesamzaad, lupine.
- Dierlijk: ei, melk (inclusief lactose), vis, schaaldieren, weekdieren.
- Noten en peulvruchten: pinda, noten, soja.
- Overig: selderij, mosterd, sulfiet.
Voor voorverpakte producten regelt de verordening zelf hoe het moet: op het etiket, benadrukt in de ingrediëntenlijst. Voor niet-voorverpakte levensmiddelen — alles wat je in de horeca vers opdient of over de toonbank verkoopt — geldt de informatieplicht ook, maar artikel 44 laat de lidstaten bepalen hóé die informatie beschikbaar komt. Nederland heeft dat uitgewerkt in de Warenwetregeling allergeneninformatie niet-voorverpakte levensmiddelen, van kracht sinds 13 december 2014.
Schriftelijk, of mondeling onder drie voorwaarden
De Nederlandse regeling kent twee routes. De standaardroute (artikel 2): op de plek waar je het eten aanbiedt, staat duidelijk zichtbaar waar de allergeneninformatie te vinden is, en die informatie is schriftelijk of elektronisch beschikbaar, begrijpelijk en goed leesbaar. Denk aan de menukaart zelf, een allergenenkaart, of een scherm of QR-code.
De uitzondering (artikel 3) is de mondelinge route. Die mag, maar alleen als aan alle drie de voorwaarden is voldaan:
- Altijd direct en juist: de eigenaar of een medewerker kan de allergeneninformatie op elk moment direct aan de gast geven, vóórdat de aankoop plaatsvindt.
- Vastgelegd: de informatie is altijd schriftelijk of elektronisch beschikbaar voor het personeel én voor de inspecteurs van de NVWA.
- Zichtbare verwijzing: op de plek van verkoop hangt een duidelijk zichtbare vermelding dat gasten bij het personeel naar allergenen kunnen vragen.
Die tweede voorwaarde is het punt dat veel ondernemers missen. "We vertellen het wel aan tafel" is geen vrijbrief om niets vast te leggen. Ook bij de mondelinge route moet er een actuele registratie bestaan die een invalkracht op zaterdagavond kan raadplegen en die een inspecteur kan inzien.
Mondeling informeren is een manier om de informatie over te brengen, geen reden om haar niet vast te leggen.
Wat "altijd direct en juist" in de praktijk betekent
De eerste voorwaarde gaat over de medewerker die het moet weten. Een kok die het uit het hoofd kent, helpt de bediening niet vanuit de keuken. Een map met receptkaarten helpt niet als het recept vorige week is aangepast. "Direct en juist" vraagt dus in feite om één actuele bron die iedereen in de zaak kan openen, op het moment dat de gast de vraag stelt.
Online bestellen en bezorgen: vóór het afrekenen en bij de levering
Voor verkoop op afstand — een bestelwebsite, een eigen app, een cateringportaal — gaat artikel 14 van de verordening verder. Lid 2 bepaalt dat de allergeneninformatie bij niet-voorverpakte levensmiddelen beschikbaar moet zijn volgens de regels van lid 1. Dat komt neer op twee momenten:
- Vóór de aankoop wordt gesloten: de informatie staat op het medium waarmee je verkoopt — de productpagina, het gerecht in de app — of is daar via een andere passende weg beschikbaar, zonder extra kosten voor de klant.
- Bij de levering: de informatie is ook beschikbaar op het moment dat de bestelling wordt afgeleverd.
De NVWA zegt het kort: verkoop je levensmiddelen online, dan vermeld je in de webshop welke allergenen in de producten zitten. De Europese Commissie heeft de regels rond allergenen verder toegelicht in een mededeling uit 2017, handig als je twijfelt over een randgeval.
Voor je software betekent dit dat allergenen onderdeel zijn van het productmodel, niet een tekstveldje onder de omschrijving. Het tweede moment — de levering — vergeten de meeste bestelsystemen. De eenvoudigste oplossing is dat de pakbon of het bonnetje dat bij de bestelling zit de allergenen per gerecht toont, gegenereerd uit dezelfde data als de website.
Bezorgplatforms en je eigen kanaal
Verkoop je via een bezorgplatform én via je eigen bestelapp, dan staan dezelfde gerechten op minstens twee plekken. Als je allergenen daar handmatig overtypt, heb je twee plekken die je bij elke receptwijziging moet bijwerken. Een koppeling die de gerechtdata inclusief allergenen vanuit één bron naar beide kanalen stuurt, haalt die foutbron weg.
De inspecteur kijkt mee — en de uitslag is openbaar
De NVWA controleert allergeneninformatie als vast onderdeel van haar inspecties in horeca, ambacht en retail. De cijfers zijn niet geruststellend. In 2022 inspecteerde de NVWA 12.934 bedrijven op dit punt, waarvan 9.407 horecabedrijven. In de horeca voldeed 41 procent; over alle sectoren samen was dat 42 procent, gelijk aan het jaar ervoor. Veelvoorkomende tekortkomingen: informatie die voor de gast niet zichtbaar of bereikbaar is, ingrediënten die nergens schriftelijk zijn vastgelegd, en een ontbrekende verwijzing bij de mondelinge route. De NVWA noemt ook informatie die op een plek staat waar de gast niet bij kan, zoals de bedrijfscomputer.
Daar komt bij dat de uitslag zichtbaar is voor je gasten. De NVWA publiceert inspectieresultaten van horeca, ambacht en retail per bedrijf, en allergeneninformatie is daar een van de vier onderwerpen, gepubliceerd voor inspecties vanaf 13 maart 2023. De beoordeling is "voldoet", "verbeterpunten vastgesteld" of "verscherpt toezicht". Wie een goede registratie heeft, haalt dus niet alleen een inspectie, maar voorkomt ook een publieke vlek op de eigen bedrijfspagina.
Wat dit van je software vraagt
De regels zeggen niets over software. Maar vrijwel elke tekortkoming die de NVWA noemt, is terug te voeren op informatie die op meerdere plekken leeft en niet meer klopt. Dit zijn de ontwerpkeuzes die dat voorkomen.
Allergenen op ingrediëntniveau, niet op gerechtniveau
Het verleidelijke model is een lijstje vinkjes per gerecht. Het probleem: als je de mayonaise van leverancier wisselt, moet je elk gerecht met mayonaise handmatig nalopen. Leg allergenen daarom vast op ingrediëntniveau, bouw gerechten op uit componenten (saus, garnering, basis) en laat de software de allergenen van het gerecht afleiden. Een gerecht bevat dan automatisch alles wat zijn onderdelen bevatten.
- Ingrediënt: gekoppeld aan een leveranciersproduct, met de allergenen van dat product.
- Component: een recept van ingrediënten, zoals een saus of deeg.
- Gerecht: een combinatie van componenten, met afgeleide allergenen.
- Variant: glutenvrij brood, zonder saus — varianten wijzigen de afgeleide set, dus modelleer ze expliciet.
Eén bron voor elk kanaal
De menukaart, het QR-menu, de bestelwebsite, het bezorgplatform, de keukenbon en de allergenenmap voor het personeel lezen allemaal uit dezelfde data. Dan is een receptwijziging één handeling, en klopt elk kanaal daarna automatisch. Dat is dezelfde reden waarom we elders pleiten voor één systeem voor voorraad, verkoop en kassa: losse systemen spreken elkaar vroeg of laat tegen.
Wijzigingen vastleggen
Als een gast een reactie krijgt, wil je kunnen terugzien wat er die avond op de kaart stond. Een audit trail op recepten en ingrediënten — wie wijzigde wat, wanneer, en welke versie gold op welk moment — maakt dat mogelijk. Het is ook wat je een inspecteur laat zien op de vraag hoe je de informatie actueel houdt.
Productvervanging door leveranciers
Een groothandel die een uitverkocht product vervangt door een alternatief is een klassieke bron van fouten: het vervangende product kan net een ander allergeen bevatten. Laat je inkoop- of ontvangstproces daarom signaleren wanneer een geleverd product afwijkt van het vastgelegde ingrediënt, zodat iemand de allergenen controleert voordat het in de keuken belandt.
"Kan sporen bevatten" met mate
Een waarschuwing voor mogelijke onbedoelde aanwezigheid van een allergeen is vrijwillige informatie. Artikel 36 van de verordening eist wel dat vrijwillige informatie niet misleidend of dubbelzinnig is. Een systeem dat overal standaard "kan sporen bevatten" bij zet, helpt de gast met een allergie niet: die kan dan niets meer bestellen. Maak het een bewuste keuze per component, gebaseerd op je werkwijze in de keuken.
Een allergenenkaart die je apart bijhoudt, is een allergenenkaart die ooit niet meer klopt.
Mijn kijk op allergenen in horecasoftware
Ik zie allergeneninformatie vaak behandeld als nakomertje: het bestelsysteem is af, en dan komt de vraag "o ja, kunnen er ook allergenen bij?". Er komt een tekstveld, iemand typt het over van de papieren kaart, en vanaf dat moment bestaan er twee versies. Zolang het recept niet verandert, gaat dat goed. Maar recepten veranderen, seizoenskaarten wisselen, leveranciers vervangen producten.
Wat ik ondernemers aanraad: begin bij het receptmodel, niet bij de kaart. Als je ingrediënten, componenten en gerechten goed modelleert, krijg je allergenen er bijna gratis bij — en daarmee ook voorraadbeheer, inkoop en kostprijsberekening per gerecht. Het is een van die gevallen waarin de compliance-eis en de bedrijfsbehoefte precies dezelfde datastructuur vragen. Voor een kleine zaak met één kaart is een goed bijgehouden allergenenmatrix genoeg. Zodra je op meerdere kanalen verkoopt, of met meerdere locaties werkt, betaalt een gedeelde bron zich terug.
— Jasper
Zo helpt Coding Agency hierbij
Wij bouwen maatwerk voor horeca, catering en evenementen: van bestelapps en reserveringssystemen tot receptbeheer waarin allergenen op ingrediëntniveau worden vastgelegd en automatisch doorstromen naar kaart, webshop, bezorgplatform en keukenbon. Werk je met foodstands op evenementen, dan sluit dat aan op wat we schreven over cashless betalen op evenementen.
Twijfel je of je huidige systemen de allergeneninformatie op één plek bijhouden? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
