Enterprise software: waarom minder soms meer is.

Wat is enterprise software?

Enterprise software is een verzamelnaam voor grootschalige softwarepakketten die bedrijfsprocessen ondersteunen. Denk aan namen als SAP, Oracle, Salesforce, Microsoft Dynamics en Workday. Deze systemen beloven één geïntegreerd platform voor alles: van boekhouding en voorraadbeheer tot CRM, HR en rapportages.

De belofte klinkt aantrekkelijk: één systeem dat alles kan. In de praktijk koop je een enorm pakket waarvan je misschien 20% daadwerkelijk gebruikt. De overige 80% betaal je wel voor; in licentiekosten, complexiteit en implementatietijd.

Enterprise software is oorspronkelijk ontworpen voor multinationals met duizenden medewerkers en extreem complexe processen. Maar door agressieve salesteams en een gebrek aan alternatieven is het de afgelopen decennia ook verkocht aan middelgrote organisaties die het eigenlijk niet nodig hebben.

De verborgen kosten van enterprise software

De licentiekosten zijn slechts het topje van de ijsberg. De werkelijke kosten van enterprise software zitten dieper en worden zelden eerlijk gecommuniceerd.

Licenties en abonnementen

Enterprise software werkt vrijwel altijd met per-user pricing. Bij 50 medewerkers à €150 per maand per gebruiker zit je al snel op €90.000 per jaar; alleen voor de licentie. Schaal je op naar 200 gebruikers, dan verviervoudigt dat bedrag. En bij de meeste leveranciers betaal je ook voor gebruikers die het systeem nauwelijks openen.

Implementatie en consultancy

Een SAP-implementatie duurt gemiddeld 12 tot 24 maanden en kost een veelvoud van de licentiekosten. Je hebt gecertificeerde consultants nodig à €150-300 per uur. Budgetoverschrijdingen van 50-200% zijn eerder regel dan uitzondering. Het systeem moet geconfigureerd, gemigreerd en uitgerold worden; en dat gaat vrijwel nooit zonder problemen.

Aanpassingen en maatwerk binnen het pakket

Ironisch genoeg is het aanpassen van enterprise software zélf een vorm van maatwerk; maar dan duurder en beperkter. Elke aanpassing moet binnen de kaders van het platform passen. Je bent afhankelijk van de mogelijkheden die de leverancier biedt, en bij elke update riskeer je dat je aanpassingen niet meer werken.

Training en adoptie

Enterprise systemen staan bekend om hun steile leercurve. Medewerkers moeten uitgebreid getraind worden, en zelfs na training klagen ze vaak over de complexiteit. Lage adoptiegraad is een van de meest voorkomende redenen dat enterprise-implementaties mislukken.

Je koopt een pakket dat alles kan, maar gebruikt er 20% van. De overige 80% betaal je wel voor; in licenties, complexiteit en frustratie.

Vendor lock-in: de gouden kooi

Het grootste risico van enterprise software is vendor lock-in. Zodra je organisatie draait op SAP of Oracle, ben je afhankelijk van die leverancier voor alles: updates, prijzen, support en de richting van het product.

Overstappen is extreem kostbaar. Al je data zit in het systeem, je processen zijn eromheen ingericht en je medewerkers zijn getraind op dat specifieke platform. De leverancier weet dit; en prijst dienovereenkomstig. Jaarlijkse prijsverhogingen van 5-10% zijn standaard, en je hebt weinig onderhandelingsruimte.

Daarnaast bepaalt de leverancier de roadmap. Als zij besluiten een functie te verwijderen, een andere richting op te gaan of de prijsstructuur te veranderen, heb je twee opties: accepteren of een miljoenenmigratietraject starten.

Bij maatwerksoftware ben je eigenaar van de code. Je kunt van hosting wisselen, van development-partner wisselen en de richting aanpassen wanneer je wilt. De software is van jou; niet van een leverancier.

Zodra je afhankelijk bent van één leverancier voor alles, ben je niet meer de eigenaar van je eigen processen. Dat is geen partnerschap; dat is een gouden kooi.

Waarom maatwerk het alternatief is

Maatwerksoftware draait de logica om. In plaats van een enorm pakket te kopen en het aan te passen aan je organisatie, bouw je precies wat je nodig hebt. Niet meer, niet minder.

Je betaalt alleen voor wat je gebruikt

Geen overbodige modules, geen per-user licenties voor functies die niemand opent. Je investeert in features die direct waarde leveren voor je organisatie. Elke euro gaat naar functionaliteit die je daadwerkelijk gebruikt.

Het past bij jóúw processen

In plaats van je werkwijze aan te passen aan de software, past de software zich aan aan jouw werkwijze. Dit betekent hogere adoptie door medewerkers, minder training en processen die efficiënter verlopen omdat ze niet door de beperkingen van een standaardpakket worden gedwongen.

Snellere iteratie

Bij enterprise software wacht je op de roadmap van de leverancier. Bij maatwerk bepaal je zelf de prioriteiten. Een nieuwe functie kan binnen weken live staan in plaats van maanden of jaren. Je kunt snel inspelen op veranderende marktomstandigheden en klantbehoeften.

Lagere kosten op de lange termijn

De initiële investering in maatwerk kan hoger zijn dan de eerste licentiekosten van een enterprise pakket. Maar over een periode van vijf tot tien jaar is maatwerk vrijwel altijd goedkoper. Geen escalerende licentiekosten, geen verplichte consultant-uren voor elke aanpassing, geen verrassingen bij contractverlenging.

Eigenaarschap en onafhankelijkheid

Je code is van jou. Je data is van jou. Je bent niet afhankelijk van de strategie, prijzen of het voortbestaan van een leverancier. Dit is niet alleen een financieel voordeel; het is strategische vrijheid.

Wanneer is enterprise software wél de juiste keuze?

Dit artikel is geen pleidooi tégen enterprise software in alle gevallen. Er zijn scenario's waarin het de juiste keuze is:

• Zeer grote organisaties (1000+ medewerkers); Met extreem complexe, geïntegreerde processen over tientallen afdelingen en landen kan een enterprise suite de beste keuze zijn.
• Streng gereguleerde industrieën; In sectoren als farmacie of financiële dienstverlening bieden enterprise pakketten soms out-of-the-box compliance die maatwerk veel tijd zou kosten.
• Volledig standaard processen; Als je organisatie precies werkt zoals het boekje voorschrijft en geen onderscheidende processen heeft, kan een standaardpakket volstaan.

Maar voor de meeste middelgrote organisaties met eigen processen, specifieke behoeften en de ambitie om wendbaar te blijven, is maatwerk het slimmere pad.

Bij maatwerk is de code van jou. Je data is van jou. Dat is geen detail; dat is strategische vrijheid.

De stap zetten: van enterprise naar maatwerk

De transitie van enterprise software naar maatwerk hoeft niet in één keer. De slimste aanpak is gefaseerd:

1. Inventariseer wat je echt gebruikt; Breng in kaart welke modules en functies je organisatie daadwerkelijk gebruikt. De kans is groot dat dit een fractie is van het totale pakket.
2. Identificeer de pijnpunten; Waar wringt het enterprise systeem? Waar passen je processen niet? Waar betaal je te veel voor te weinig waarde?
3. Begin met één module; Vervang niet het hele systeem in één keer. Kies het onderdeel waar je de meeste pijn voelt of de meeste waarde kunt toevoegen en bouw dat als maatwerk. Koppel het aan je bestaande systemen via API's.
4. Migreer stapsgewijs; Naarmate je meer maatwerkmodules bouwt, kun je steeds meer onderdelen van het enterprise systeem uitfaseren. Op een gegeven moment is de transitie compleet; zonder big bang en zonder risico.

Deze aanpak minimaliseert risico, spreidt de investering en geeft je op elk moment een werkend systeem. Je hoeft nooit een dag zonder tooling te zitten.

Wil je weten of jouw organisatie beter af is met maatwerk? We denken graag vrijblijvend mee over de mogelijkheden en de aanpak die bij jouw situatie past.