Wat vraagt de Wet loontransparantie van je software?
Kort antwoord
De Wet loontransparantie vraagt dat je loon, functie en geslacht van werknemers met elkaar kunt verbinden. Je software moet loonbandbreedtes per vacature tonen, op verzoek het gemiddelde loon per geslacht voor gelijkwaardig werk berekenen en, vanaf 100 werknemers, een loonkloofrapportage per categorie werknemers opleveren. De functie-indeling is daarbij de ontbrekende schakel.
De meeste werkgevers hebben hun loondata keurig op orde: het salarispakket weet wat iedereen verdient, tot op de euro. Wat ontbreekt is het antwoord op de vraag die deze wet steeds opnieuw stelt — verdienen mensen die gelijkwaardig werk doen ook gelijkwaardig? Om die vraag te beantwoorden moet je weten welk werk gelijkwaardig is, en dat staat in vrijwel geen enkel systeem.
De wet is de Nederlandse uitwerking van de Europese richtlijn (EU) 2023/970 over loontransparantie. Die richtlijn had uiterlijk 7 juni 2026 omgezet moeten zijn. Nederland haalde dat niet: het wetsvoorstel 36 949 is op 21 mei 2026 bij de Tweede Kamer ingediend, en het kabinet gaat uit van inwerkingtreding per 1 januari 2027. Op het moment van schrijven is het voorstel nog niet door de Tweede Kamer aangenomen; de Eerste Kamer moet daarna nog. De kern ligt echter vast, want die komt rechtstreeks uit de richtlijn.
Dit artikel loopt de verplichtingen langs en vertaalt ze naar wat je HR-, recruitment- en salarissoftware moet kunnen.
De vier verplichtingen in het kort
Volgens de memorie van toelichting bestaat de wet uit vier blokken, die elk een ander deel van je systemen raken:
- Functiewaardering: elke werkgever moet een systeem hebben om functies te waarderen en in te delen op basis van objectieve, genderneutrale criteria. Dat is de basis waarop alle andere verplichtingen rusten.
- Transparantie vóór indiensttreding: sollicitanten krijgen vóór het gesprek of vóór indiensttreding informatie over het aanvangsloon of de bandbreedte, en je mag niet meer vragen wat iemand eerder verdiende.
- Transparantie tijdens het dienstverband: werknemers kunnen hun eigen loonniveau opvragen, en het gemiddelde loonniveau uitgesplitst naar geslacht voor werknemers die gelijk of gelijkwaardig werk doen. Werkgevers met 50 of meer werknemers moeten daarnaast de criteria voor loonontwikkeling inzichtelijk maken.
- Rapportage en evaluatie: vanaf 100 werknemers rapporteer je periodiek over loonverschillen. Blijft een onverklaard verschil groter dan 5 procent langer dan zes maanden bestaan, dan volgt een gezamenlijke loonevaluatie met de werknemersvertegenwoordiging.
Het toezicht ligt volgens het wetsvoorstel bij de Nederlandse Arbeidsinspectie. De rapportages zelf gaan naar de minister van SZW, die ze ontvangt en publiceert; de ICT-voorziening daarvoor wordt nog ingericht.
Je salarispakket weet wat iedereen verdient. De wet vraagt of dat eerlijk is — en daarvoor moet je software weten welk werk gelijkwaardig is.
Functiewaardering: de ontbrekende schakel in je data
Alle berekeningen in de wet draaien om één begrip: gelijk of gelijkwaardig werk. Een magazijnmedewerker en een klantenservicemedewerker kunnen in dezelfde categorie vallen als hun werk op vaardigheden, inspanning, verantwoordelijkheid en arbeidsomstandigheden vergelijkbaar scoort. Dat zijn de criteria die de richtlijn noemt. Functietitels zeggen daar weinig over.
In de praktijk zie ik drie situaties:
- Er is een cao met functiegebouw: de indeling bestaat al, maar staat vaak in een pdf en niet als gestructureerd gegeven bij de werknemer in het systeem.
- Er is een eigen functiehuis: ooit opgesteld door HR, bijgehouden in een spreadsheet, en niet altijd bijgewerkt na reorganisaties of nieuwe functies.
- Er is niets: salarissen zijn per persoon onderhandeld. Hier moet eerst de functiewaardering zelf gebeuren, en dat is HR-werk, geen softwarewerk.
Voor software betekent dit: elke werknemer heeft naast een functietitel een functieschaal of categorie van gelijkwaardig werk nodig, als vast veld met een geldigheidsperiode. Verandert iemand van functie, dan moet je kunnen terugzien in welke categorie hij of zij op een bepaalde datum viel. Anders klopt de rapportage over een afgelopen kalenderjaar niet meer.
Sollicitanten: bandbreedtes en een verboden vraag
Dit deel raakt je recruitmentsoftware en je vacaturesite. Twee dingen moeten erin:
- Aanvangsloon of bandbreedte per vacature: een vacature moet gekoppeld zijn aan een functie en daarmee aan een loonschaal, zodat de bandbreedte uit één bron komt. Wie die bedragen per vacature met de hand intypt, krijgt vroeg of laat een vacature waarin de bandbreedte niet meer klopt met de schaal.
- Geen vraag naar salarisgeschiedenis: haal het veld "huidig salaris" of "laatst verdiende salaris" uit sollicitatieformulieren en uit de vragenlijsten van je ATS. Dat klinkt triviaal, maar het zit vaak ook in koppelingen met wervingsbureaus en in standaardsjablonen van recruitmentpakketten.
De richtlijn vraagt bovendien dat vacatureteksten en functienamen genderneutraal zijn. Dat is vooral een redactionele taak, maar een vaste lijst met goedgekeurde functienamen in je software helpt om het consistent te houden.
Informatie op verzoek: een berekening, geen brief
Een werknemer mag vragen naar het eigen loonniveau en naar het gemiddelde loonniveau per geslacht van de categorie waarin hij of zij valt. Volgens artikel 7 van de richtlijn moet je daar binnen een redelijke termijn en uiterlijk binnen twee maanden op antwoorden, en moet je werknemers jaarlijks op dat recht wijzen. Contractbepalingen die werknemers verbieden hun eigen loon bekend te maken, zijn niet meer toegestaan.
Wat dit voor je software betekent:
- Een reproduceerbare berekening: het gemiddelde loon per geslacht per categorie, op een peildatum, met dezelfde definitie van loon als in de rapportage. Twee verzoeken uit dezelfde categorie op dezelfde dag moeten hetzelfde antwoord opleveren.
- Kleine groepen afschermen: bestaat een categorie uit twee mensen, dan verraadt een gemiddelde per geslacht precies wat de collega verdient. Bouw een minimale groepsgrootte in en leg vast wat je in zo'n geval wél verstrekt.
- Een verzoekregistratie: wie vroeg wat, wanneer, en wanneer is het beantwoord. Bij een geschil wil je de termijn kunnen aantonen. Een audit trail is daar het juiste middel voor.
De loonkloofrapportage vanaf 100 werknemers
De zwaarste verplichting is de periodieke rapportage. Volgens het wetsvoorstel gaan de eerste rapportages zo:
| Aantal werknemers | Frequentie | Eerste rapportage |
|---|---|---|
| 250 of meer | Jaarlijks | Uiterlijk 7 juni 2028, over 2027 |
| 150 tot 250 | Elke drie jaar | Uiterlijk 7 juni 2028, over 2027 |
| 100 tot 150 | Elke drie jaar | Uiterlijk 7 juni 2031, over 2030 |
| Minder dan 100 | Geen rapportageplicht | — |
Let op wat dat betekent: de data over 2027 telt al mee. Een werkgever met 150 of meer werknemers die in 2028 rapporteert, moet over heel 2027 de functie-indeling en de looncomponenten per werknemer kunnen reconstrueren. Wie de functiecategorie pas eind 2027 invoert, kan het jaar daarvoor niet meer betrouwbaar terugrekenen.
Wat er in de rapportage staat
De richtlijn noemt in artikel 9 onder meer:
- De gemiddelde en mediane loonkloof tussen mannen en vrouwen over de hele organisatie.
- De loonkloof in aanvullende en variabele componenten, zoals bonussen, toeslagen en vergoedingen, ook gemiddeld en mediaan.
- Het aandeel mannen en vrouwen dat variabele componenten ontvangt.
- De verdeling van mannen en vrouwen over de vier loonkwartielen.
- De loonkloof per categorie werknemers, uitgesplitst naar basisloon en aanvullende componenten.
Dat laatste punt is waar de functie-indeling terugkomt. En het eerste punt verklaart waarom een salarisexport alleen niet genoeg is: je hebt per werknemer de looncomponenten nodig, gesplitst in vast en variabel, omgerekend naar een vergelijkbare eenheid zoals een uurloon. Een parttimer en een fulltimer met hetzelfde maandloon verdienen per uur namelijk heel verschillend.
De memorie van toelichting meldt dat werkgevers de rapportage kunnen baseren op gegevens uit de loonaangifteketen, en dat het kabinet zoekt naar aansluiting bij die gegevens. Dat is een beoogd uitgangspunt, nog niet uitgewerkt. Reken er dus niet op dat de overheid het rekenwerk voor je doet.
Waar de data in je systemen zit
In de meeste organisaties zit de benodigde informatie verspreid over drie of vier plekken:
- Salarispakket: loon, toeslagen, bonussen, uren, contracturen. Pakketten als Nmbrs bieden hiervoor een API.
- HR-systeem: functie, afdeling, contractvorm, in- en uitdiensttreding, soms geslacht.
- Functiehuis: de waardering en indeling van functies, vaak nog in een spreadsheet.
- Recruitmentsysteem: vacatures, bandbreedtes, sollicitatieformulieren.
Het werk zit in het verbinden. Een praktische opzet is een aparte rapportagelaag die op een vaste peildatum de gegevens uit salaris- en HR-systeem ophaalt, aan de functiecategorie koppelt en de berekeningen uitvoert. De bronsystemen blijven leidend; de rapportagelaag bewaart per periode een vastgelegde momentopname, zodat je een rapportage over 2027 in 2029 nog precies kunt herleiden.
Privacy: dit zijn gevoelige gegevens
Loon in combinatie met geslacht en functie is herleidbaar tot personen, zeker in kleine teams. De richtlijn bepaalt dat gegevens die je voor deze verplichtingen verwerkt alleen voor dat doel gebruikt mogen worden. Beperk de toegang tot de rapportagelaag tot een kleine groep, werk waar het kan met gepseudonimiseerde werknemersnummers, en leg vast wie welke berekening heeft gedraaid. De algemene regels uit de AVG blijven gewoon gelden.
Mijn kijk op loontransparantie in software
Wat ik bij dit soort wetten steeds zie: organisaties beginnen bij het rapport en eindigen bij de data. Ze vragen welk dashboard de loonkloof laat zien, en ontdekken dan dat niemand kan zeggen in welke functiecategorie een werknemer twee jaar geleden viel. De rapportage is het makkelijke deel. De historie van de functie-indeling is het moeilijke deel, en die kun je niet achteraf maken.
Mijn advies is daarom simpel: zorg dat je functie-indeling vanaf 1 januari 2027 als gestructureerd gegeven met een ingangsdatum bij elke werknemer staat, ook als je pas in 2028 of 2031 rapporteert. Dat kost nu weinig en voorkomt later een reconstructie uit oude spreadsheets en mailtjes.
En behandel het niet alleen als verplichting. Een organisatie die een onverklaard loonverschil in haar eigen cijfers ziet, heeft liever dat zelf ontdekt dan dat een werknemer het via een informatieverzoek blootlegt.
— Jasper
Zo helpt Coding Agency hierbij
Wij bouwen maatwerkkoppelingen tussen salaris-, HR- en recruitmentsystemen, en rapportagelagen die op een vaste peildatum gegevens samenbrengen en reproduceerbaar doorrekenen. Daarbij houden we rekening met een sluitende audit trail, afgeschermde toegang en het bewaren van historie per periode. Het waarderen van functies laten we bij HR; wij zorgen dat de uitkomst ervan in je systemen staat en blijft kloppen.
Wil je weten of jouw systemen de rapportage straks kunnen leveren? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
