Moneybird koppeling.

Waarom Moneybird koppelen aan je applicatie?

Handmatig facturen aanmaken kost tijd. Veel tijd. Als je applicatie orders, projecten of abonnementen beheert, wil je dat facturen automatisch in Moneybird terechtkomen. Geen copy-paste, geen fouten, geen achterstand in je boekhouding.

Een Moneybird koppeling zorgt ervoor dat je applicatie direct communiceert met je boekhouding. Nieuwe klant aangemaakt? Contact staat in Moneybird. Order afgerond? Factuur verstuurd. Betaling ontvangen? Automatisch afgeboekt. Dat is wat een goede integratie doet.

Moneybird API: hoe werkt het?

Moneybird biedt een RESTful API die vrijwel alle functionaliteit van de webinterface ontsluit. Je kunt contacten beheren, facturen aanmaken, betalingen registreren en financiele rapportages ophalen. De API gebruikt JSON en is goed gedocumenteerd.

Veilige toegang

Moneybird werkt met een beveiligd autorisatieproces. Je geeft eenmalig toestemming om je applicatie te koppelen aan je Moneybird-account. Daarna verloopt de communicatie volledig automatisch op de achtergrond. De toegangsgegevens worden veilig opgeslagen en je hoeft er verder niets voor te doen.

Meerdere administraties

Een Moneybird-account kan meerdere administraties bevatten. Bij het opzetten van de koppeling wordt bepaald met welke administratie er gesynchroniseerd wordt. Werk je met meerdere bedrijven of vestigingen? Dan kan de koppeling voor elke administratie apart worden ingesteld.

Contacten synchroniseren

De basis van elke Moneybird koppeling is contactsynchronisatie. Wanneer een klant wordt aangemaakt in je applicatie, verschijnt deze automatisch als contact in Moneybird. Andersom worden wijzigingen in Moneybird ook teruggesynchroniseerd naar je systeem.

De koppeling zorgt ervoor dat er geen dubbele contacten ontstaan. Bij elke synchronisatie wordt gecontroleerd of een contact al bestaat op basis van e-mailadres of klantnummer. Zo heb je altijd een schone, consistente administratie zonder duplicaten.

Handmatig facturen overtypen is niet alleen tijdverspilling; het is een bron van fouten. Automatiseer het en je boekhouding is altijd actueel.

Automatisch facturen genereren

Dit is waar de echte tijdwinst zit. In plaats van handmatig facturen aanmaken, laat je applicatie dit doen op basis van triggers. Een order wordt afgerond, een abonnementsperiode loopt af, een project wordt opgeleverd -- de factuur wordt automatisch aangemaakt en verstuurd.

Hoe werkt dat in de praktijk?

Een factuur in Moneybird bestaat uit klantgegevens, een factuurdatum, vervaldatum en factuurregels met omschrijving, aantal, prijs en BTW-tarief. Bij het automatisch aanmaken wordt al deze informatie vanuit je applicatie meegegeven, zodat de factuur direct compleet en correct in Moneybird verschijnt; inclusief een factuurnummer volgens je eigen nummerreeks.

Belangrijke gegevens die automatisch worden meegegeven:

• Klantgegevens -- de juiste klant wordt automatisch gekoppeld
• Referentie -- je eigen ordernummer of projectreferentie voor herleidbaarheid
• Factuurregels -- omschrijving, prijs en BTW per regel
• Factuurlayout -- optioneel een specifieke opmaak voor verschillende type facturen

Factuur versturen

Na het aanmaken kun je de factuur direct versturen via een aparte API-call. Moneybird stuurt dan de factuur per e-mail naar je klant, met de layout en tekst die je in Moneybird hebt ingesteld. Je kunt ook kiezen om facturen alleen aan te maken zonder te versturen, zodat je ze eerst kunt controleren.

Betalingen en reconciliatie

Wanneer je betalingen verwerkt via Mollie of Stripe, wil je die ook in Moneybird registreren. De API biedt een payments endpoint waarmee je betalingen aan facturen koppelt. Zodra het volledige bedrag is ontvangen, wordt de factuur automatisch als betaald gemarkeerd.

Voor automatische reconciliatie kun je een webhook opzetten in je betaalprovider. Betaling ontvangen? Registreer de betaling in Moneybird. Zo blijft je boekhouding real-time up-to-date zonder handmatige handelingen.

Financiele rapportages ophalen

De Moneybird API geeft je ook toegang tot financiele data. Denk aan openstaande facturen, omzet per periode en BTW-overzichten. Handig als je een dashboard wilt bouwen in je eigen applicatie dat financiele KPI's toont zonder dat gebruikers naar Moneybird hoeven te schakelen.

Een factuur die automatisch wordt aangemaakt en verstuurd op het moment dat een order wordt afgerond; dát is waar een koppeling voor bedoeld is. Geen achterstand, geen vergeten facturen.

Moneybird vs Exact Online

De vraag die we vaak krijgen: Moneybird of Exact Online? Het antwoord hangt af van je situatie.

Moneybird is ideaal voor zzp'ers, kleine en middelgrote bedrijven. De API is modern, de documentatie helder, en de leercurve laag. Prijstechnisch betaalbaar, en de meeste MKB-accountants werken er prima mee.

Exact Online past beter bij grotere organisaties die ERP-functionaliteit nodig hebben. Voorraad, projectadministratie, meerdere entiteiten -- daar blinkt Exact in uit. De API is complexer en de learning curve steiler, maar de mogelijkheden zijn breder.

Ons advies: als je primair facturen wilt automatiseren en je boekhouding wilt bijhouden, kies Moneybird. Heb je een complexere organisatie met voorraad, inkoop en projectmanagement? Dan is Exact Online de logischere keuze.

Hoe wij Moneybird koppelingen bouwen

Een goede Moneybird koppeling draait op de achtergrond, zonder dat je gebruikers er iets van merken. De communicatie met Moneybird loopt asynchroon; je applicatie wordt niet trager door de koppeling.

Waar wij op letten:

• Betrouwbaarheid; als Moneybird even niet bereikbaar is, worden acties automatisch opnieuw geprobeerd zodra het weer kan
• Snelheid; grote aantallen facturen of contacten worden in batches verwerkt zodat alles soepel blijft draaien
• Real-time synchronisatie; wijzigingen in Moneybird worden automatisch doorgegeven aan je applicatie, en andersom
• Foutafhandeling; duidelijke meldingen als er iets niet klopt, zodat je snel kunt ingrijpen

Een Moneybird koppeling is een van de meest impactvolle automatiseringen voor MKB-bedrijven. Het elimineert handmatig werk, voorkomt fouten en zorgt dat je boekhouding altijd actueel is. De API is toegankelijk genoeg om snel mee te starten, maar denk vooraf goed na over je synchronisatiestrategie en foutafhandeling.