Waarom een OnView-koppeling?
Kort antwoord
OnView regelt de cliëntkant van bewindvoering, budgetbeheer en schuldhulp; je boekhoudpakket regelt het kantoor. OnView heeft — anders dan de meeste pakketten in deze markt — een API met een publiek bereikbare documentatie-ingang, waarmee je onder meer de facturatie van je beloning naar je boekhouding kunt automatiseren. Een kant-en-klare koppeling met Exact Online of Twinfield bestaat niet: het is maatwerk, maar wel maatwerk met een fundament.
OnView uit Goirle is een van de vaste namen in software voor bewindvoering, schuldhulpverlening, budgetbeheer en mentorschap. Het pakket dekt de dagelijkse cliëntpraktijk: cliënt- en vermogensregistratie, rekeningen en bankimport, budgetplannen, schuldregistratie, betalingen naar de bank, een geïntegreerde VTLB-calculator en automatische rechtbankrapportages. Voor het bankverkeer is er de FinGuard-module, en met de E-factuur-module en tijdregistratie zit ook de eigen facturatie- en urenkant in het pakket.
Daarmee is OnView voor de cliëntadministratie compleet. Maar net als bij smartFMS houdt het pakket op waar de kantooradministratie begint: de eigen beloning, btw en kosten van je organisatie staan in een boekhoudpakket dat OnView niet kent. Op de site van OnView wordt geen enkel boekhoudpakket bij naam genoemd. Wat er wél is, is opvallend genoeg om dit artikel aan op te hangen: een API.
Twee administraties, één wettelijke scheiding
Voor wie het patroon nog niet kent: bij een bewindvoerderskantoor lopen twee gescheiden geldstromen. De cliëntadministratie — beheer- en leefgeldrekeningen die op naam van de cliënt staan — en de kantooradministratie met je eigen beloning, btw en loonkosten. Cliëntgeld is geen omzet en geen vermogen van het kantoor en hoort nergens in je boekhouding terug te komen.
Het Besluit kwaliteitseisen curatoren, beschermingsbewindvoerders en mentoren maakt die scheiding toetsbaar: artikel 8 eist een beschreven financiële en administratieve organisatie én functiescheiding tussen het opdracht geven tot betaling en de uitbetaling en boekhouding, en artikel 11 legt er een jaarlijkse accountantsopdracht bovenop. Een koppeling tussen OnView en je boekhouding moet dus maar één ding doen: de beloning die je per dossier factureert als verkoopfactuur in je boekhoudpakket zetten. Niet meer.
De beste koppeling in deze sector is een smalle koppeling: één stroom, van beloningsfactuur naar verkoopboeking, en verder niets.
De API van OnView: wat er wél en niet is
OnView documenteert in het eigen hulpcentrum hoe je API-toegang inricht, en dat proces zegt veel over hoe de API is opgezet:
- Zelf in te richten — via het instellingenmenu voeg je een afnemer en een API-gebruiker toe; het systeem genereert een gebruikersnaam en wachtwoord.
- Rechten per entiteit — je stelt per API-gebruiker in welke rollen die heeft, welke dossiertypes en dossiergroepen die mag zien, en "per entiteit kan ingesteld worden welke data je beschikbaar wilt stellen". Voor een boekhoudkoppeling betekent dat: alleen leesrechten op factuurdata, niets anders.
- Publieke documentatie-ingang — de technische documentatie staat op api.onview.nl, zonder login bereikbaar. Vergelijk dat met smartFMS, waar de leverancier de verantwoordelijkheid voor "complete documentatie over de werking van de REST API" bij de gebruiker legt.
Wat er níét publiek is: een tarief voor API-toegang, een sandbox en een lijst met integratiepartners. En zoals gezegd noemt OnView geen enkel boekhoudpakket bij naam — de E-factuur-module gaat over factureren vanuit OnView, niet over het doorzetten van die facturen naar Exact Online of Twinfield. De koppeling zelf blijft dus maatwerk.
Wat je als eerste automatiseert
Het handwerk zit bij OnView-kantoren op dezelfde plekken als bij de rest van de markt:
- Beloningsfacturen overnemen — elke intake-, jaar- en eindfactuur moet als verkoopfactuur met de juiste btw-code en grootboekrekening in de boekhouding. Bij een serieus dossierbestand zijn dat honderden boekingen per jaar.
- Betaalstatus afletteren — is de beloning daadwerkelijk ontvangen op de kantoorrekening? Nu een vergelijking tussen twee systemen die elkaar niet kennen.
- Overzichten samenstellen — omzet per dossiertype en de aansluiting tussen wat OnView zegt dat je factureerde en wat je boekhouding zegt dat je ontving.
De facturenstroom is de logische eerste kandidaat: goed afgebakend, laag callvolume, en de tijdwinst is elke maand voelbaar. Met de rechtenstructuur van de OnView-API beperk je de koppeling bovendien netjes tot precies die data — een argument dat je accountant zal waarderen bij de jaarlijkse toetsing.
Veelgemaakte fouten
- Te brede rechten — een API-gebruiker die alles mag zien terwijl de koppeling alleen facturen nodig heeft. Gebruik de entiteit-rechten waar ze voor bedoeld zijn.
- Cliëntmutaties meenemen — de bankimport en budgetdata van cliënten horen niet in je kantoorboekhouding. Nooit.
- Geen idempotentie — zonder idempotente verwerking wordt een herhaalde poging na een time-out een dubbele verkoopfactuur.
- De accountant achteraf betrekken — die toetst jaarlijks je administratieve organisatie; laat hem vooraf naar de mapping van grootboek en btw kijken.
Mijn kijk hierop
Van de bewindvoeringspakketten die ik heb onderzocht, is OnView degene die het dichtst bij een normale integratiecultuur komt: een API die je zelf inricht, rechten die je per entiteit kunt dichtzetten, en documentatie die gewoon online staat. Dat verdient benoeming, want in deze markt is het niet vanzelfsprekend.
Tegelijk is er geen enkele geadverteerde boekhoudkoppeling, en dat blijft de rode draad van deze sector. De vraag bestaat — elk kantoor met meer dan een handvol dossiers typt facturen over — maar geen leverancier maakt er een verkoopargument van. Zolang dat zo is, geldt: wie het wil, laat het bouwen. En bij OnView is dat bouwen in elk geval geen archeologie.
— Jasper
Zo helpt Coding Agency hierbij
Wij bouwen koppelingen tussen branchesoftware en boekhoudpakketten, met de scheiding tussen cliëntgeld en kantoorgeld als vertrekpunt. Voor een OnView-koppeling richten we de API-gebruiker minimaal in, ontwerpen we de facturenstroom naar je boekhoudpakket en zorgen we dat de mapping naar dagboek, grootboek en btw klopt — met je accountant erbij. Lees ook hoe dit bij smartFMS zit, wat een Twinfield-koppeling inhoudt, of wat een API-koppeling kost.
Benieuwd wat er in jouw situatie kan? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Bronnen: De kracht van OnView (onview.nl), Instellingen Koppelingen: API (helpdesk.onview.nl), OnView API (api.onview.nl) en Besluit kwaliteitseisen curatoren, beschermingsbewindvoerders en mentoren (wetten.overheid.nl).
