SaaS-licenties vs zelf laten bouwen: de rekensom die niemand maakt.

De stille geldvreter

Je hebt een SaaS-product gekozen. Misschien een CRM, een projectmanagement-tool, een HR-systeem of een planning-tool. Het werkte prima toen je vijf medewerkers had. € 49 per gebruiker per maand, dat was te overzien. Maar nu heb je twintig medewerkers. Of vijftig. En ineens is die SaaS-licentie een van je grootste kostenposten.

Laten we de rekensom eens maken die bijna niemand maakt.

De rekensom

Neem een veelvoorkomend scenario: een SaaS-tool die € 79 per gebruiker per maand kost. Niet uitzonderlijk — dat is wat je betaalt voor een serieus CRM, HubSpot's Professional-plan, of een uitgebreid projectmanagement-tool op enterprise-niveau.

• 20 gebruikers × € 79 × 12 maanden = € 18.960 per jaar
• Over 3 jaar: € 56.880
• Over 5 jaar: € 94.800

En dat is voor één tool. De meeste bedrijven hebben er meerdere. Een CRM, een projectmanagement-tool, een HR-systeem, een ticketsysteem, een documentmanagement-tool. Tel ze bij elkaar op en je zit al snel op tienduizenden euro's per jaar. Voor software die niet van jou is, die je niet kunt aanpassen en die morgen duurder kan worden.

Bovendien: die € 79 per gebruiker is vaak niet het hele verhaal. Extra modules, premium features, API-toegang, extra opslag, priority support — het zijn allemaal add-ons die je totale kosten opdrijven.

Wat krijg je voor dat geld?

Een SaaS-product biedt veel. Updates, onderhoud, hosting, support, security patches — dat zit allemaal in de prijs. Dat is de belofte van SaaS en die belofte is reëel.

Maar vraag jezelf eens eerlijk af: hoeveel van die features gebruik je daadwerkelijk?

Bij de meeste bedrijven is het antwoord: een fractie. Je hebt een CRM met tweehonderd features, maar je gebruikt er twintig. Je hebt een projectmanagement-tool met Gantt-charts, resource planning en workload balancing, maar je gebruikt de kanban-board en de tijdregistratie. De rest? Dat betaal je wel, maar je raakt het nooit aan.

Je betaalt niet voor wat je gebruikt. Je betaalt voor wat de leverancier heeft gebouwd — inclusief alles wat je niet nodig hebt.

Het workaround-probleem

En dan is er nog het probleem dat niemand hardop zegt: de workarounds. Elk bedrijf dat langer dan een jaar met een SaaS-tool werkt, heeft workarounds bedacht. Manieren om het systeem te laten doen wat het eigenlijk niet doet.

• Een "project" aanmaken in je CRM dat eigenlijk geen project is, maar een offerte-tracker — omdat het CRM geen fatsoenlijk offertebeheer heeft.
• Een extra veld genaamd "NIET AANRAKEN" waar je interne notities in dumpt — omdat er geen apart notitiessysteem is.
• Een Excel-bestand naast je SaaS-tool dat de data bijhoudt die het systeem niet kan registreren.
• Een handmatige export-import cyclus omdat twee systemen niet met elkaar praten.
• Labels en tags misbruiken als categorisering — omdat de tool geen echte categorisering biedt.

Die workarounds kosten tijd. Elke dag. Elke medewerker die het systeem gebruikt, besteedt minuten — soms uren — per week aan het omzeilen van de beperkingen. Dat is verborgen productiviteitsverlies dat je niet op je factuur ziet, maar dat er wel is.

Wat maatwerk anders doet

Maatwerk software draait het model om. In plaats van je werkproces aan te passen aan de software, pas je de software aan op je werkproces. Concreet:

• Je bouwt wat je nodig hebt — Geen tweehonderd features waarvan je er twintig gebruikt. Precies de functionaliteit die jouw team dagelijks nodig heeft. Niet meer, niet minder.
• Geen workarounds — Het systeem werkt zoals jij werkt. De stappen, de statussen, de velden, de workflows — alles is ontworpen voor jouw proces. Geen "zo doen we het hier" trucjes om het systeem te laten doen wat je wilt.
• Geen licentiekosten per gebruiker — Je betaalt eenmalig voor de bouw en daarna maandelijks voor hosting en onderhoud. Of je nu tien of honderd gebruikers hebt: de kosten blijven beheersbaar.
• Het is van jou — De code, de data, de infrastructuur. Je bent eigenaar. Geen vendor lock-in, geen leverancier die de prijzen verhoogt, geen API die wordt afgesloten.
• Het groeit met je mee — Nieuwe feature nodig? Nieuwe koppeling? Ander werkproces? Het wordt gebouwd. Geen wachten op de roadmap van een SaaS-leverancier die jouw feature-request met duizend andere prioriteiten afweegt.

De eerlijke kostenvergelijking

Laten we de vergelijking concreet maken. Stel je hebt een CRM-achtige tool nodig voor twintig medewerkers.

Scenario 1: SaaS

• Licentie: € 79/gebruiker/maand × 20 = € 18.960/jaar
• Onboarding en configuratie: € 2.000 (eenmalig)
• Workarounds en handwerk: geschat 2 uur/week × € 50 = € 5.200/jaar
• Totaal over 5 jaar: ± € 123.000

Scenario 2: Maatwerk

• Bouw (eenmalig): € 10.000 – € 40.000
• Hosting: € 100 – € 300/maand = € 1.200 – € 3.600/jaar
• Onderhoud en doorontwikkeling: € 500 – € 1.500/maand = € 6.000 – € 18.000/jaar
• Workarounds: € 0 — het systeem werkt zoals jij werkt
• Totaal over 5 jaar: ± € 46.000 – € 98.000

En dan heb je na vijf jaar een systeem dat van jou is, dat exact doet wat je nodig hebt en waar je geen licentiekosten meer voor betaalt. Bij de SaaS-variant heb je na vijf jaar niets — behalve het recht om volgend jaar opnieuw te betalen.

Wanneer loont maatwerk?

Niet altijd. Ik ben eerlijk: voor sommige tools is SaaS de betere keuze. Maar maatwerk loont specifiek als:

• Je meer dan 10-15 gebruikers hebt — Hoe meer gebruikers, hoe sneller de licentiekosten oplopen en hoe eerder maatwerk voordeliger wordt.
• Je het systeem dagelijks gebruikt — Als het een kerntool is waar je team de hele dag in werkt, is elke minuut die je bespaart door een betere fit waardevol.
• Je workarounds hebt — Als je team omwegen bedenkt om het systeem te laten doen wat je wilt, past de software niet bij je proces.
• Je koppelingen nodig hebt — Als de SaaS-tool niet goed integreert met je andere systemen en je data handmatig synchroniseert.
• Je unieke processen hebt — Als je werkwijze afwijkt van de standaard en het SaaS-product je dwingt om je proces aan te passen.
• Je wilt groeien — Als je verwacht dat je team groeit, groeien je SaaS-kosten lineair mee. Bij maatwerk niet.

Wanneer blijf je bij SaaS?

SaaS is de juiste keuze als:

• De tool precies past — Als je geen workarounds nodig hebt en 90%+ van de features gebruikt.
• Je team klein is — Met vijf gebruikers wegen de licentiekosten niet zwaar genoeg om maatwerk te rechtvaardigen.
• Het geen kernproces is — Voor een tool die je af en toe gebruikt — zoals een survey-tool of een design-tool — is SaaS logischer.
• Je snel wilt starten — SaaS is direct beschikbaar. Maatwerk kost ontwikkeltijd.
• De tool actief wordt doorontwikkeld — Als de SaaS-leverancier continu features toevoegt die je wilt, profiteer je van hun investering.

De ROI van maatwerk

De return on investment van maatwerk software zit op meerdere niveaus:

• Directe kostenbesparing — Geen per-gebruiker licentiekosten. Het verschil kan duizenden tot tienduizenden euro's per jaar zijn.
• Productiviteitswinst — Geen workarounds, geen handmatige data-invoer, geen zoeken in systemen die niet bij je proces passen. Medewerkers zijn sneller klaar.
• Betere data — Software die past bij je proces levert betere data op. Betere data leidt tot betere beslissingen.
• Schaalbaarheid zonder meerkosten — Vijf nieuwe medewerkers? Geen vijf extra licenties. Het systeem schaalt mee zonder dat je kosten lineair stijgen.
• Eigenaarschap — Je bouwt een asset op. Na de bouw is de software van jou. Je kunt het aanpassen, uitbreiden, doorverkopen of in een joint venture inbrengen.

SaaS is huren. Maatwerk is kopen. Na vijf jaar huren heb je niets opgebouwd. Na vijf jaar eigenaarschap heb je een asset die precies doet wat jij nodig hebt.

Hoe je de stap maakt

Je hoeft niet van de ene op de andere dag over te stappen. Een verstandige aanpak:

1. Inventariseer je SaaS-kosten — Zet alle tools, licenties en kosten per jaar op een rij. Schrik niet als het meer is dan je dacht.
2. Identificeer de pijn — Welke tool past het slechtst? Waar zitten de meeste workarounds? Waar verlies je de meeste tijd?
3. Begin met één tool — Vervang niet alles tegelijk. Kies de tool met de slechtste fit en de hoogste kosten. Bouw daar maatwerk voor.
4. Migreer geleidelijk — Draai het oude en nieuwe systeem een periode naast elkaar. Migreer data gecontroleerd.
5. Breid uit — Als de eerste tool succesvol is vervangen, pak de volgende. Stap voor stap bouw je je eigen software-stack op.

Laten we rekenen

Benieuwd wat de rekensom voor jouw situatie oplevert? Stuur me een mail met de tools die je gebruikt, het aantal medewerkers en de kosten die je betaalt. Ik maak een eerlijke vergelijking met wat maatwerk zou kosten — inclusief bouw, hosting en onderhoud. Geen verplichtingen, gewoon de cijfers op een rij.