Wat kost maatwerk software?.

De eerlijke vraag

Het is de eerste vraag die elke ondernemer stelt — en terecht. Je wilt weten wat het kost voordat je ergens aan begint. Het eerlijke antwoord is: het hangt ervan af. Maar dat is geen nuttig antwoord, dus laten we het concreter maken.

Maatwerksoftware is geen product dat je van de plank koopt. Het is een investering in een oplossing die precies doet wat jouw bedrijf nodig heeft. De kosten worden bepaald door wat je bouwt, hoe complex het is en hoe snel je het nodig hebt.

Waar hangt de prijs van af?

Complexiteit van de applicatie

Een simpele tool met een paar schermen en basisfunctionaliteit kost minder dan een platform met tientallen modules, complexe business logic en integraties met externe systemen. De complexiteit is veruit de grootste kostenfactor.

Om het tastbaar te maken:

• Eenvoudige applicatie — Een intern dashboard, een simpele workflow-tool of een klantportaal. Denk aan 4-8 weken development.
• Middelgrote applicatie — Een compleet platform met gebruikersbeheer, complexere workflows, koppelingen en rapportages. Denk aan 3-6 maanden.
• Complexe applicatie — Een volledig SaaS-product, een platform met multi-tenancy, betalingsintegraties, API en geavanceerde features. Denk aan 6-12+ maanden.

Integraties

Elke koppeling met een extern systeem voegt complexiteit toe. Een Mollie-integratie voor betalingen is relatief rechttoe-rechtaan. Een bidirectionele koppeling met Exact Online inclusief conflictresolutie en foutafhandeling is een ander verhaal. Tel het aantal integraties en schat de complexiteit per koppeling.

Design en UX

Een functioneel maar basis design kost minder dan een volledig uitgewerkt UX-traject met wireframes, prototypes, gebruikerstests en een custom design system. Beide aanpakken zijn valide — het hangt af van je doelgroep. Een intern tool voor je eigen team heeft andere eisen dan een platform waar je klanten dagelijks mee werken.

Non-functionale eisen

Eisen rondom performance, security, schaalbaarheid en beschikbaarheid beinvloeden de kosten significant. Een applicatie die 99.9% uptime moet garanderen vereist andere architectuur dan een intern tool dat af en toe een minuut offline mag zijn.

De vraag is niet “wat kost het om te bouwen?” maar “wat kost het om het niet te bouwen?” Tel je handmatige uren, je fouten en je gemiste kansen bij elkaar op.

De verborgen kosten

Naast de bouwkosten zijn er kosten die ondernemers vaak over het hoofd zien:

• Hosting en infrastructuur — Je applicatie moet ergens draaien. Reken op EUR 50-500 per maand afhankelijk van de omvang en het type hosting.
• Onderhoud — Software vereist onderhoud: security updates, bug fixes, framework-upgrades, server-onderhoud. Reken op 15-20% van de bouwkosten per jaar.
• Doorontwikkeling — Je eerste versie is nooit de definitieve versie. Gebruikersfeedback leidt tot aanpassingen en nieuwe features. Budget hier structureel voor.
• Licentiekosten — Sommige integraties en services hebben maandelijkse kosten. Denk aan betaalproviders, e-mailservices, monitoring-tools.

Wanneer verdient het zichzelf terug?

De ROI van maatwerksoftware zit in drie categorieen:

Tijdsbesparing

Als je team 20 uur per week kwijt is aan handmatige taken die je kunt automatiseren, en je betaalt die medewerkers gemiddeld EUR 40 per uur, bespaar je EUR 800 per week — ruim EUR 40.000 per jaar. Maatwerksoftware die dit automatiseert verdient zichzelf in veel gevallen binnen een jaar terug.

Foutreductie

Handmatige processen zijn foutgevoelig. Verkeerde facturen, gemiste bestellingen, foute data — de kosten van fouten zijn vaak hoger dan je denkt. Automatisering elimineert een groot deel van deze fouten.

Schaalbaarheid

Met handmatige processen groeit je personeelsbehoefte lineair mee met je omzet. Met goede software kun je verdubbelen in omzet zonder te verdubbelen in overhead. Dit is het punt waarop maatwerksoftware een strategisch voordeel wordt.

Maatwerksoftware is geen kostenpost; het is een investering die zichzelf terugverdient in tijd, kwaliteit en schaalbaarheid.

Standaard software vs. maatwerk

Maatwerk is niet altijd het antwoord. Voor standaard processen — boekhouding, e-mail, projectmanagement — zijn er uitstekende standaard oplossingen. Maatwerk is het antwoord wanneer:

• Je proces uniek is en geen standaard tool het goed ondersteunt
• Je meerdere losse tools aan elkaar hebt geplakt met Excel en handwerk
• Je schaalbaarheid nodig hebt die standaard tools niet bieden
• Je een competitief voordeel wilt bouwen dat niet te kopiëren is
• Je afhankelijk bent van een leverancier die niet meer past bij je ambities

Onze aanpak: faseer de investering

Je hoeft niet alles in een keer te bouwen. De slimste aanpak is faseren:

1. Fase 1: MVP — Bouw de kern van je applicatie. De features die het meest urgent zijn en de meeste waarde leveren. Ga hier live mee.
2. Fase 2: Iteratie — Op basis van echte gebruikersfeedback bouw je de volgende set features. Je investeert alleen in wat bewezen waardevol is.
3. Fase 3: Optimalisatie — Performance, extra integraties, geavanceerde features. Je applicatie groeit mee met je bedrijf.

Deze aanpak spreidt de investering, minimaliseert risico en zorgt ervoor dat je bouwt wat je daadwerkelijk nodig hebt — niet wat je denkt nodig te hebben.

Faseer je investering. Bouw eerst wat het hardst nodig is, leer van je gebruikers en investeer alleen in wat bewezen waarde oplevert.

Conclusie

Maatwerksoftware is een investering, geen kostenpost. De prijs hangt af van de complexiteit, integraties en kwaliteitseisen. Door te faseren en te focussen op ROI-gedreven features, maak je de investering behapbaar en meetbaar.

Wil je weten wat jouw specifieke project zou kosten? We maken graag een vrijblijvende inschatting op basis van een gesprek over je wensen en doelen.