AI op je dossiers, zonder dat persoonsgegevens de deur uitgaan.
Een klant vroeg ons of hij binnen de AVG met ChatGPT kon werken. Dat knopje bleek niet te bestaan, dus bouwden we het. PrivaSearch vervangt namen, BSN's en adressen in dossiers door pseudoniemen, laat een collega dat controleren en maakt pas daarna iets doorzoekbaar: voor het team en voor de AI-assistent die het al gebruikt.
Deze video laat het proces en de oplossing zien. De echte vormgeving van het product wijkt daarvan af, en alle namen en gegevens in de video zijn verzonnen.
Voor het team
Blijven werken met de AI-assistent die je al kent.
Voor de privacyverantwoordelijke
Een mens keurt goed voordat iets doorzoekbaar wordt.
Voor de organisatie
Elke stap is achteraf aan te tonen.
Gegevens in Europa opslaan lost de AVG-vraag niet op
Teams plakken contracten, personeelsdossiers en klantrapporten in een chatvenster omdat het werkt. Niemand doet het expres, maar elke keer verlaten er persoonsgegevens de organisatie, vaak zonder verwerkersovereenkomst en zonder spoor.
Een Europese aanbieder kiezen verandert dat maar deels. Waar gegevens staan is één vraag; de AVG stelt er meer. Bij een dossier in een chatvenster bleven er vier onbeantwoord.
Alleen delen wat nodig is
Een AI-assistent heeft voor een goed antwoord de namen, BSN's en adressen in een dossier niet nodig. In een chatvenster krijgt hij ze toch.
Wie mag wat zien
Een chatvenster kent de dossierrechten van een kantoor niet. Wat één medewerker uploadt, valt buiten elke toegangsregeling.
Kunnen laten zien wat je deed
Vraagt een klant of toezichthouder wat er met een dossier is gebeurd, dan moet je dat kunnen aantonen. Een chatgeschiedenis op een privéaccount doet dat niet.
Een mens die meekijkt
Automatische herkenning is nooit volledig. Iemand moet controleren of de persoonsgegevens er echt uit zijn voordat het materiaal gebruikt wordt.
Eerst pseudonimiseren en controleren. Dan pas AI.
PrivaSearch zit tussen de documenten en het AI-model. Persoonsgegevens worden binnen PrivaSearch zelf herkend: met Nederlandse patronen voor onder meer e-mail, IBAN, BSN met elfproef, postcode, kenteken en KvK-nummer, en met een taalmodel dat in een eigen dienst draait voor namen, organisaties en adressen.
Gelijk geschreven waarden krijgen binnen een project hetzelfde pseudoniem. Zo blijft een dossier leesbaar: "[PERSOON_A4F2] tekent namens [ORGANISATIE_E349]" is voor een AI-assistent net zo bruikbaar als het origineel.
Vijf stappen, en geen ervan is over te slaan
Een document wordt pas doorzoekbaar als het de hele keten heeft doorlopen. Verandert de bron, dan vervalt de goedkeuring en begint het opnieuw.
Vier regels die niet buigen
Privacy is in PrivaSearch geen laag die er later omheen komt. Deze vier regels zitten in de code en worden door tests bewaakt.
Fail-closed
Geen projectlidmaatschap, een gewijzigde bron, een verlopen bewaartermijn, een geblokkeerd account of een onbereikbare detectiedienst: dan geen toegang en geen verwerking.
Verplichte privacyreview
Herkenning is een advies. Niets wordt doorzoekbaar voordat een mens de gepseudonimiseerde tekst heeft goedgekeurd.
Bronnen blijven de baas
SharePoint wordt alleen gelezen en bij elke uitlevering live geraadpleegd. Wie daar geen leesrecht meer heeft, krijgt in PrivaSearch ook niets.
Dataminimalisatie richting AI
Een gekoppelde assistent krijgt alleen begrensde passages uit vrijgegeven tekst. OCR en embeddings staan uit tot ze bewust worden aangezet.
Meer dan een zoekbalk met een filter
Veilig zoeken is het hart van PrivaSearch. Daaromheen zit alles wat een organisatie nodig heeft om het ook te kunnen verantwoorden.
Privacy & pseudonimisering
De persoonsgegevens blijven binnen
Lokale herkenning
Patronen voor Nederlandse gegevens en een taalmodel in een eigen dienst. Er gaat niets naar een externe AI om persoonsgegevens te vinden.
Consistente pseudoniemen
Dezelfde naam krijgt binnen een project steeds hetzelfde pseudoniem, zodat verbanden in een dossier bewaard blijven.
Pseudoniemkluis
De koppeling tussen pseudoniem en origineel staat in een gescheiden kluis met een eigen sleutel. Terugvertalen vraagt schrijfrecht en komt in het logboek.
Toegang & beveiliging
Wie niet mag kijken, ziet niets
Database per organisatie
Elke organisatie heeft een eigen database en een eigen subdomein. Gegevens van organisaties raken elkaar niet.
Aanmelden met drie factoren
Wachtwoord, een code uit een authenticator-app en een apparaatcode per e-mail bij een nieuw apparaat.
Rechten per project
Lezer, editor of manager per project. Zonder lidmaatschap bestaat een project voor iemand simpelweg niet.
Verantwoording
Het papierwerk hoort bij het product
Activiteitenlog
Elke download, elke terugvertaling en elke geweigerde toegang wordt vastgelegd, zonder documentinhoud in het log.
Bewaartermijnen
Per project een bewaartermijn met gecontroleerde verwijdering, en een juridische bewaarplicht die het opruimen tegenhoudt.
AI-geletterdheid
Een ingebouwde training die medewerkers jaarlijks herhalen, zoals de EU AI Act vraagt van organisaties die AI inzetten.
AI-beleid en DPIA-startdocument
Generatoren voor een AI-beleid en een DPIA-startdocument voor deze verwerking. Startdocumenten om mee verder te gaan, geen juridisch advies.
Koppelen
Je eigen assistent, met dezelfde grenzen
MCP-server achter OAuth 2.1
Een AI-assistent zoekt via drie tools: projecten vinden, documenten doorzoeken en een bron lezen. Elke aanroep controleert de toegang opnieuw.
Toestemming alleen vanuit een volledige sessie
Een assistent koppelen kan pas na de volledige aanmelding met drie factoren.
Nieuw model, geen migratie
PrivaSearch levert de passages, het model in de assistent doet het denkwerk. Komt er een beter model, dan blijft de koppeling gewoon staan.
Eén klantvraag, een terugkerend probleem
De vraag kwam van één klant, maar het probleem speelt overal waar met vertrouwelijke dossiers wordt gewerkt: bij juristen en adviseurs, in HR, in de zorg en bij privacybewust mkb. Daarom bouwden we het niet als maatwerk voor één organisatie, maar als product met een eigen site op privasearch.ai. We gebruiken het ook voor onze eigen documenten.
Een vraag die iedereen nu stelt
Teams werken al met AI-assistenten. De vraag is niet óf, maar hoe dat kan zonder persoonsgegevens weg te geven.
Bovenop de assistent, niet ertegenover
PrivaSearch is geen eigen chatbot die achterloopt. Het levert veilige passages aan de assistent die een team al kent.
Eén prijs per kantoor
Niet per gebruiker, zodat het hele team mee kan doen zonder dat de rekening per collega oploopt.
Een blauwdruk voor maatwerk
Dezelfde keten van herkennen, reviewen en begrensd ontsluiten zetten we in waar een organisatie een eigen, veilige AI-omgeving nodig heeft.
Meer cases
Andere projecten waarin software, website, shop of app niet als los kanaal is gebouwd, maar als onderdeel van een werkend proces.
Vergelijkbaar project?
AI inzetten op vertrouwelijke dossiers, maar wel zo dat je het aan een klant of toezichthouder kunt uitleggen? Laten we sparren.
Start het gesprek