Software laten bouwen: checklist.

Waarom een checklist?

Software laten bouwen is voor veel ondernemers nieuw terrein. Je weet wat je wilt bereiken, maar niet precies hoe het traject eruitziet. Dat is logisch — het is niet iets dat je elke dag doet. Deze checklist helpt je om goed voorbereid het traject in te gaan en de juiste beslissingen te nemen op de juiste momenten.

Fase 1: Voordat je begint

Definieer het probleem, niet de oplossing

De belangrijkste stap is helder krijgen welk probleem je oplost. Niet welke software je wilt, maar waarom je het nodig hebt. Wat gaat er nu mis? Waar verlies je tijd, geld of kwaliteit? Hoe concreter je het probleem beschrijft, hoe beter een softwarepartij je kan helpen.

Begin niet met een wensenlijst voor features. Begin met het probleem dat je wilt oplossen. Dat is het fundament van elk goed softwareproject.

1. Beschrijf het kernprobleem — Wat is het knelpunt in je huidige werkwijze? Schrijf het op in twee of drie zinnen.
2. Breng de betrokkenen in kaart — Wie gaat de software dagelijks gebruiken? Wie zijn je klanten die ermee in aanraking komen? Welke afdelingen worden geraakt?
3. Inventariseer bestaande systemen — Welke tools en systemen gebruik je nu? Waar moet de nieuwe software mee samenwerken?
4. Stel je verwachtingen bij budget vast — Maatwerksoftware is een investering. Heb je een realistisch beeld van wat het kost? Lees eventueel ons artikel over de kosten van maatwerksoftware.
5. Bepaal je tijdlijn — Is er een deadline? Een seizoen waarin het live moet zijn? Wees realistisch: haastwerk leidt tot compromissen.

Fase 2: De juiste partner kiezen

Waar je op moet letten

• Ervaring met vergelijkbare projecten — Vraag naar referenties en eerder werk. Niet alleen of ze het kunnen, maar of ze het eerder gedaan hebben.
• Transparante communicatie — Een goede partij legt uit wat ze doen en waarom. Als je het gevoel hebt dat je niet begrepen wordt in het eerste gesprek, wordt dat tijdens het project niet beter.
• Eigenaarschap van de code — Wordt jij eigenaar van wat er gebouwd wordt? Dit moet vooraf helder zijn.
• Onderhoudsafspraken — Software is nooit af. Vraag hoe ze omgaan met onderhoud, updates en doorontwikkeling na oplevering.

Rode vlaggen

• Een vaste prijs zonder dat het project goed in kaart is gebracht
• Geen bereidheid om referenties te delen
• Vage antwoorden op vragen over eigenaarschap en broncode-toegang
• Beloftes die te mooi klinken — als iemand zegt dat het in twee weken klaar is voor een fractie van de prijs, wees dan kritisch
• Geen aandacht voor jouw bedrijfsproces, alleen focus op de techniek

Een goede softwarepartij stelt meer vragen dan dat ze antwoorden geeft. Als iemand direct een prijs noemt zonder je bedrijf te begrijpen, is dat een rode vlag.

Vragen die je moet stellen

1. Hoe ziet jullie werkwijze eruit van start tot oplevering?
2. Hoe houden jullie mij op de hoogte van de voortgang?
3. Wat gebeurt er als de wensen tijdens het project veranderen?
4. Wie is mijn vaste aanspreekpunt?
5. Hoe gaan jullie om met hosting, beveiliging en updates na oplevering?

Fase 3: Tijdens de bouw

Betrokken blijven

Het ergste wat je kunt doen is een opdracht geven en drie maanden later terugkomen om het resultaat te bekijken. Goede software ontstaat door samenwerking. Zorg dat je regelmatig meekijkt en feedback geeft.

Software laten bouwen is geen bestelling plaatsen en afwachten. De beste resultaten ontstaan als je als opdrachtgever betrokken blijft.

• Vraag om tussentijdse demo's — Bekijk regelmatig wat er gebouwd is. Niet pas aan het einde, maar elke paar weken.
• Test zelf — Gebruik de software zoals je dat straks ook zou doen. Klik rond, probeer dingen uit, noteer wat goed voelt en wat niet.
• Geef eerlijke feedback — Als iets niet bevalt, zeg het direct. Hoe eerder je bijstuurt, hoe minder het kost.
• Betrek je eindgebruikers — Laat de mensen die er dagelijks mee gaan werken ook testen. Zij zien dingen die jij over het hoofd ziet.

Fase 4: Oplevering en daarna

De livegang

Het moment dat de software live gaat is spannend, maar het is niet het eindpunt. Een goede oplevering bevat meer dan alleen een werkende applicatie.

• Acceptatietest — Loop samen met je partner alle functionaliteit door. Werkt alles zoals afgesproken?
• Gebruikersinstructie — Zorg dat je team weet hoe ze met de software moeten werken. Dit hoeft geen dik handboek te zijn, maar er moet iets zijn.
• Monitoring — Wie houdt in de gaten of alles goed draait? Zijn er meldingen als er iets fout gaat?

Na de livegang

1. Onderhoud — Software heeft regelmatig onderhoud nodig. Beveiligingsupdates, prestatie-optimalisaties, kleine verbeteringen. Maak hier afspraken over.
2. Doorontwikkeling — Na de eerste weken gebruik komen er gegarandeerd wensen bij. Plan hier budget voor in.
3. Hosting en backups — Weet waar je applicatie draait, wie verantwoordelijk is voor de hosting en hoe backups geregeld zijn.
4. Evaluatie — Plan na een maand of drie een evaluatiemoment. Wordt het probleem dat je wilde oplossen daadwerkelijk opgelost? Wat kan beter?

Samenvatting

Software laten bouwen is een traject, geen transactie. De kwaliteit van het eindresultaat hangt niet alleen af van de bouwer, maar ook van hoe goed je als opdrachtgever bent voorbereid en betrokken blijft. Met deze checklist in de hand ga je goed voorbereid het traject in.

Wil je samen jouw situatie doorlopen? We denken graag vrijblijvend mee over de beste aanpak voor jouw project.