Webshop koppelen aan je boekhoudpakket.

De standaardfout: facturatie lostrekken van je boekhouding

Je verkoopt iets online. Een product, een abonnement, een dienst — maakt niet uit. Ergens in dat proces moet er een factuur worden gemaakt, moet de voorraad worden bijgewerkt en moeten de financiele gegevens kloppen. De vraag is: waar gebeurt dat?

Veel webshops en verkoopplatformen regelen facturatie zelf. Een eigen factuurtemplate, een eigen nummering, een eigen overzicht. Klinkt handig. Maar wat er eigenlijk gebeurt is dat je een schaduwboekhouding opzet naast je echte boekhouding. En dat is het begin van ellende.

Je hebt facturen op twee plekken. Klantgegevens op twee plekken. Voorraad op twee plekken. En ergens moet iemand — jij, een medewerker, of je boekhouder of accountant — die twee werelden bij elkaar brengen. Handmatig. Maandelijks. Met Excel als lijm.

Waarom het boekhoudpakket leidend moet zijn

Je boekhoudpakket is geen noodzakelijk kwaad. Het is de enige plek waar je financiele waarheid hoort te leven. Exact Online, Moneybird, Twinfield, Snelstart — het maakt niet uit welk pakket je gebruikt. Het punt is: laat dat pakket doen waar het goed in is.

Artikelen en prijzen beheer je in het boekhoudpakket. Daar staan je producten met de juiste btw-codes, prijzen en omschrijvingen. Je webshop haalt die gegevens op en toont ze aan je klant. Eén bron, geen dubbel beheer.

Facturen laat je opmaken door het boekhoudpakket. Je webshop registreert de bestelling en stuurt die door. Het boekhoudpakket maakt de factuur aan met de juiste nummering, lay-out en btw-berekening. Die factuur voldoet meteen aan alle fiscale eisen, want daar is het pakket voor gebouwd.

Klantgegevens synchroniseer je. Een nieuwe klant die bestelt, wordt automatisch aangemaakt als relatie in je boekhouding. Adreswijziging? Eén keer bijwerken, overal correct.

Voorraad beheer je op één plek. Het boekhoudpakket houdt de voorraadstand bij. Je webshop leest die stand uit en weet precies wat beschikbaar is. Geen overselling, geen handmatige tellingen.

Facturatie lostrekken van je boekhoudpakket is alsof je een tweede kasboek bijhoudt naast je echte administratie. Het lijkt onschuldig tot de boekhouder of accountant langskomt.

Je boekhouder of accountant wordt er blij van

Had ik al gezegd dat je hiermee betere vrienden blijft met je boekhouder of accountant?

Boekhouders en accountants houden van overzicht. Van kloppende nummers. Van een administratie waar ze niet eerst drie Excel-bestanden naast moeten leggen om te snappen wat er is gebeurd. Als je webshop direct gekoppeld is aan het boekhoudpakket, is de administratie per definitie actueel en volledig.

Geen losse facturen die achteraf ingeboekt moeten worden. Geen btw-berekeningen die net iets anders zijn dan wat het boekhoudpakket verwacht. Geen maandelijkse "kun je even die export sturen?" e-mails. Alles staat er al, precies zoals het hoort.

En eerlijk: de uren die je boekhouder of accountant kwijt is aan het handmatig uitzoeken van een rommelige administratie, betaal jij. Die investering in een goede koppeling verdient zichzelf terug via lagere kosten en minder correcties achteraf.

Het lijkt ingewikkeld, maar dat valt mee

De meeste ondernemers denken dat zo'n koppeling een groot en kostbaar project is. Dat is het niet. Sterker nog: het is goedkoper dan de alternatieve kosten van dubbel werk, fouten en handmatige correcties.

Zo goed als alle producten die ik heb ontwikkeld — van webshops tot SaaS-platformen tot interne bestel- en ordersystemen — zijn op deze manier opgezet. Het boekhoudpakket is de financiele ruggengraat, de applicatie is het gezicht naar de klant. Die twee praten met elkaar, automatisch, zonder dat iemand er naar hoeft om te kijken.

De koppeling wordt één keer gebouwd en draait daarna op de achtergrond. Facturen stromen automatisch. Voorraad wordt realtime bijgewerkt. Klantgegevens zijn overal consistent. Het enige wat jij merkt is dat je minder handwerk hebt en dat je cijfers altijd kloppen.

Wat als je het niet doet?

Dan krijg je dit:

• Dubbele administratie — Facturen in je webshop én in je boekhoudpakket. Twee versies van de waarheid. Altijd stress bij de kwartaalaangifte.
• Fouten in je btw-aangifte — Handmatig overtypen betekent menselijke fouten. En de Belastingdienst is daar niet mild in.
• Voorraadproblemen — Verkocht op de webshop maar niet bijgewerkt in het systeem. Of andersom: op voorraad volgens het systeem, maar al drie keer verkocht.
• Factuurnummering die niet klopt — Twee systemen die allebei facturen nummeren is vragen om gaten in je nummering. Dat levert vragen op bij een controle.
• Klantgegevens die niet overeenkomen — Adres gewijzigd in het ene systeem, niet in het andere. Pakketje komt retour. Factuur gaat naar het oude adres.

Dit klinkt misschien overdreven, maar het is de dagelijkse realiteit bij bedrijven die hun online verkoop los hebben staan van hun boekhouding. Het werkt, tot het niet meer werkt. En dan kost het meer om het recht te trekken dan het had gekost om het meteen goed te doen.

Voorraad op twee plekken beheren is niet "dubbel zo veilig" — het is dubbel zo foutgevoelig.

Welk boekhoudpakket?

Het maakt voor de aanpak niet veel uit. De meestgebruikte pakketten in Nederland bieden allemaal een uitgebreide API waarmee je kunt koppelen:

• Exact Online — Het meestgebruikte boekhoudpakket voor het mkb. Uitgebreide API, breed ondersteund.
• Moneybird — Populair bij zzp'ers en kleine bedrijven. Moderne API, eenvoudig te koppelen.
• Twinfield — Veel gebruikt bij grotere mkb-bedrijven en accountantskantoren.
• Snelstart — Populair in de retail en bij kleinere ondernemers.

De principes zijn bij elk pakket hetzelfde: artikelen, relaties en facturen synchroniseren. De details van de koppeling verschillen per pakket, maar de architectuur en het resultaat zijn identiek.

Conclusie

Als je online verkoopt — via een webshop, een bestelportaal of welk verkoopplatform dan ook — koppel het aan je boekhoudpakket. Niet als extraatje, maar als fundament. Je voorraad is actueel, je facturen kloppen, je klantgegevens zijn consistent en je boekhouder of accountant hoeft geen puzzel meer op te lossen.

Het is niet ingewikkeld. Het is niet buitensporig duur. En het bespaart je vanaf dag één tijd, geld en frustratie. Ik bouw deze koppelingen vrijwel dagelijks — laten we kijken wat de beste aanpak is voor jouw situatie.