Exact Online.
Op maat.

Waarom koppelen aan Exact Online?

Exact Online is het meestgebruikte boekhoudpakket in Nederland. Als je maatwerksoftware bouwt — een CRM, een ordersysteem, een SaaS-platform — wil je vroeg of laat financiele data synchroniseren met de boekhouding. Handmatig overtypen is foutgevoelig, kost tijd en schaalt niet.

Een koppeling met Exact Online automatiseert dit. Facturen die in jouw systeem worden aangemaakt verschijnen automatisch in de boekhouding. Klantgegevens worden gesynchroniseerd. Betalingsstatussen stromen terug. Het resultaat: geen dubbel werk, geen fouten en een boekhouding die altijd actueel is.

Wat kun je koppelen?

De Exact Online API biedt toegang tot vrijwel alle modules. De meest voorkomende koppelingen:

• Relaties (CRM) — Klanten en leveranciers synchroniseren tussen je applicatie en Exact Online. Nieuwe klant in je systeem? Automatisch aangemaakt in Exact.
• Verkoopfacturen — Facturen aanmaken in Exact vanuit je eigen applicatie. Inclusief regeldetails, btw-codes en betalingscondities.
• Inkoopfacturen — Inkoopboekingen automatiseren op basis van ontvangen facturen in je systeem.
• Boekingen — Memoriaalboekingen, bankboekingen en kasboekingen aanmaken voor complexere financiele workflows.
• Projecten — Projectadministratie koppelen, inclusief uren en kosten.
• Artikelen — Productcatalogus synchroniseren met voorraadstanden en prijzen.

Authenticatie: veilige toegang

Exact Online werkt met een modern en veilig autorisatieproces. Je geeft eenmalig toestemming om je applicatie toegang te verlenen tot je Exact Online administratie. Daarna verloopt de communicatie volledig automatisch op de achtergrond, zonder dat je er iets voor hoeft te doen.

Het is belangrijk dat de koppeling zo gebouwd is dat de toegang automatisch wordt vernieuwd, zodat de verbinding niet onverwachts wegvalt. Wij zorgen ervoor dat dit mechanisme waterdicht is.

Multi-administratie

Veel Exact Online gebruikers beheren meerdere administraties (bedrijven) onder een account. Bij het opzetten van de koppeling kies je met welke administratie je wilt synchroniseren. Werk je met meerdere bedrijven? Dan kan de koppeling voor elke administratie apart worden ingesteld.

Handmatig facturen overtypen is niet alleen foutgevoelig; het schaalt niet. Een koppeling bespaart je team uren per week en houdt je boekhouding altijd actueel.

Hoe de koppeling werkt

Een goede Exact Online koppeling draait op de achtergrond, zonder dat je er iets van merkt. Gegevens worden niet direct verstuurd maar slim verwerkt via een wachtrij. Hierdoor blijft je applicatie altijd snel en responsief, ook als Exact Online even minder snel reageert of tijdelijk niet beschikbaar is. Mislukte acties worden automatisch opnieuw geprobeerd.

Realtime updates

Bij bepaalde onderdelen kan Exact Online automatisch een signaal sturen zodra er iets verandert. Dat betekent dat je altijd met actuele gegevens werkt, zonder vertraging.

Wat als gegevens in beide systemen wijzigen?

Bij een bidirectionele koppeling kan het voorkomen dat dezelfde klant in beide systemen wordt gewijzigd. Daarom spreken we vooraf af hoe dit wordt afgehandeld:

• Eén systeem is leidend — Wijzigingen in het andere systeem worden overschreven bij de volgende synchronisatie.
• De laatste wijziging wint — De meest recente aanpassing wordt overgenomen, ongeacht het bronsysteem.
• Handmatige controle — Bij een conflict krijg je een melding zodat je zelf kunt beslissen welke versie correct is.

Slim omgaan met limieten

Exact Online beperkt het aantal verzoeken dat per minuut verstuurd mag worden. Bij een koppeling die veel gegevens synchroniseert, moet de koppeling hier slim mee omgaan. Wij bouwen dat als volgt in:

• Gebundelde verwerking — Meerdere wijzigingen worden samengevoegd in zo min mogelijk verzoeken.
• Alleen wijzigingen synchroniseren — In plaats van alles opnieuw te versturen, worden alleen de veranderingen sinds de laatste synchronisatie verwerkt.
• Automatische snelheidsregeling — De koppeling past zich automatisch aan om binnen de limieten te blijven, ook bij grote hoeveelheden data.
• Slimme opslag — Gegevens die zelden veranderen (zoals btw-codes en grootboekrekeningen) worden lokaal bewaard zodat ze niet elke keer opnieuw opgehaald hoeven te worden.

Een koppeling die bij piekdrukte vastloopt is erger dan geen koppeling. Wij bouwen het robuust, zodat het altijd blijft draaien.

Veelgemaakte fouten bij Exact Online koppelingen

Op basis van tientallen Exact Online koppelingen die we hebben gebouwd, zijn dit de valkuilen die we het vaakst tegenkomen:

• Verbinding die ongemerkt wegvalt — Zonder goede bewaking merk je pas dat de koppeling niet meer werkt als de boekhouding achterloopt. Wij bouwen monitoring in die je vooraf waarschuwt.
• Geen foutafhandeling — Soms gaat er iets mis bij de communicatie met Exact Online. Zonder goede foutregistratie en een overzichtelijk statusdashboard is het lastig om problemen snel op te sporen.
• Alles opnieuw synchroniseren — Elke keer alle data opnieuw versturen in plaats van alleen wijzigingen is traag en loopt snel tegen de limieten van Exact Online aan.
• Btw-codes die niet kloppen — Btw-codes verschillen per administratie. De koppeling moet deze dynamisch ophalen, niet uitgaan van vaste waarden.

Conclusie

Een koppeling met Exact Online elimineert dubbel werk en fouten in je financiele administratie. De technische implementatie is niet triviaal — OAuth, rate limiting en conflictresolutie vragen om een doordachte architectuur — maar het rendement is direct zichtbaar in tijdsbesparing en datakwaliteit.