AI die je dossiers
doorzoekt.
Zonder dat er iets weglekt.
Adviseurs, accountants, advocaten en assurantiekantoren slepen contracten, jaarrekeningen en dossiers in ChatGPT. Begrijpelijk, want daar zit de tijdwinst. Wij zorgen dat de persoonsgegevens eruit zijn voordat er iets je kantoor verlaat, en dat niemand daarvoor een nieuwe app hoeft te leren.
In het kort
AI-dossieranalyse is bedoeld voor kantoren die met vertrouwelijke dossiers werken: advocaten, accountants, notarissen, financieel adviseurs, assurantietussenpersonen en volmachtbedrijven. Het is een eigen omgeving op Europese infrastructuur waarin je documenten binnenkomen, worden uitgelezen en doorzoekbaar gemaakt. Persoonsgegevens worden vervangen door pseudoniemen voordat er iets naar een AI-model gaat. Je medewerkers stellen hun vragen gewoon in ChatGPT of Claude, die via een beveiligde koppeling alleen bewerkte passages uit jouw omgeving te zien krijgen. Eenmalige investering vanaf € 5.000 in plaats van een abonnement dat meegroeit met je personeelsbestand.
Eén bijlage weegt zwaarder dan honderd prompts
Beleid richt zich meestal op wat iemand intypt. Maar wie een dossier meestuurt, deelt in één handeling tientallen namen, adressen en rekeningnummers. En juist die dossiers zijn waar AI het meeste werk uit handen neemt: twee voorstellen vergelijken, tegenstrijdigheden vinden, zien wat er nog ontbreekt.
Zeggen dat het niet mag betekent in de praktijk dat AI niet gebruikt wordt voor het echte werk. En dan gaat het dossier er alsnog doorheen, alleen weet niemand het.
Wat er in je dossier staat
Origineel, blijft in je eigen omgeving
Kredietnemer Jan de Vries (Kerkstraat 12, Meppel) verkrijgt een financiering van € 2.450.000 tegen 4,15% rente, looptijd 5 jaar, LTV 58%. Aflossing via NL91 ABNA 0417 1643 00.
Wat de AI te zien krijgt
Bewerkt, verlaat pas dan je omgeving
Kredietnemer PERSOON_1 (ADRES_1) verkrijgt een financiering van € 2.450.000 tegen 4,15% rente, looptijd 5 jaar, LTV 58%. Aflossing via IBAN_1.
De cijfers waar de vraag over gaat blijven staan. Alleen wie iemand is verdwijnt. Daardoor kan het model nog gewoon rekenen en vergelijken.
De weg die je documenten afleggen
Elke stap heeft één taak. Het dossier zelf verlaat je omgeving nooit; alleen bewerkte passages die bij de gestelde vraag horen gaan de grens over.
Je mensen leren niets nieuws
Dat is het verschil met een Europese chatomgeving die je erbij koopt. Zo'n omgeving vraagt dat iedereen overstapt, en dan gebeurt wat je kunt verwachten: de officiële tool staat open op de ene tab en het echte werk gebeurt in de andere.
Dat weegt zwaar bij een assurantiekantoor of een adviespraktijk, waar een adviseur tussen twee klantgesprekken door even iets moet naslaan. Een extra inlog en een onbekend scherm is dan precies de drempel waardoor mensen terugvallen op de tool die ze al open hadden staan.
Hier stelt de medewerker zijn vraag gewoon in ChatGPT of Claude. Die roept via de koppeling jouw zoekfunctie aan, krijgt alleen de bewerkte passages terug en antwoordt met bronvermelding. De hele constructie is onzichtbaar.
Zo klinkt dat in de praktijk
Medewerker: zoek in project Havenkade naar alles over rente, looptijd en zekerheden.
Claude: in het financieringsvoorstel wordt 4,15% genoemd en in de term sheet 4,20%. Beide noemen een looptijd van vijf jaar. Het voorstel noemt een LTV van 58%.
Bronnen: Financieringsvoorstel.pdf p. 7, Term Sheet.pdf p. 3
Waar het werkt
- Claude ondersteunt koppelingen op de reguliere abonnementen, ook op de bureaubladapp.
- ChatGPT ondersteunt ze in de webversie, met Business of Enterprise voor volledige ondersteuning.
- In de mobiele ChatGPT-app werken eigen koppelingen niet. Ga uit van de werkplek waar het echte werk gebeurt.
Wat een aanbieder ondersteunt verandert regelmatig. We controleren dit bij de start voor jouw abonnement en apparaten.
Je bestaande opslag mag blijven
Documenten kunnen uit SharePoint, een netwerkschijf, je documentmanagementsysteem of een dataroom komen. Het ophalen gebeurt onder de rechten van de ingelogde gebruiker, dus er komt nooit meer beschikbaar dan waar die persoon zelf al bij mocht.
Voor werk dat uit dossiers bestaat
Als persoonsgegevens bij jou niet de uitzondering zijn maar de inhoud, is een filter op losse prompts symptoombestrijding. Dit is gebouwd voor sectoren waar het dossier het werk ís. In de financiële advies- en verzekeringsketen speelt daar nog iets bij: je verwerkt niet alleen gegevens van je eigen klant, maar ook die van gevolmachtigden, verzekeraars en derden, vaak onder afspraken die je aan hén moet kunnen uitleggen.
Financieel advies
Hypotheek-, pensioen- en vermogensdossiers doornemen
Assurantieadvies
Polissen, clausulebladen en schadedossiers raadplegen
Volmacht en serviceproviders
Volmachtdossiers en ketenstukken ontsluiten
Accountancy
Jaarrekeningen, verklaringen en correspondentie doorzoeken
Notariaat
Akten, volmachten en dossierstukken raadplegen
Advocatuur
Processtukken en contracten ontsluiten
Financieringsadvies
Voorstellen, term sheets en taxaties naast elkaar leggen
VvE- en vastgoedbeheer
Huurlijsten, besluiten en onderhoudscontracten
Woningcorporaties
Dossiers, meldingen en overeenkomsten
Zorg
Documentatie met bijzondere persoonsgegevens
Waarom een zwart balkje geen anonimisering is
Het klassieke misverstand bij dossiers. Een zwarte rechthoek over een naam in een PDF is een tekening bovenop de tekst. De letters staan er nog, en zijn met kopiëren of een tekstextractie zo weer zichtbaar. Hetzelfde geldt voor witte vlakken en verwijderde afbeeldingen die als metadata blijven bestaan.
Bij een AI-koppeling speelt dat dubbel, want de AI leest juist de tekstlaag. Wat een mens niet ziet, ziet het model wel. Daarom bewerken wij de tekst zelf en niet het plaatje eromheen.
Pseudonimiseren, niet anonimiseren
Dat onderscheid is juridisch bepalend en wij noemen het bewust bij de juiste naam. Omdat er een koppeltabel blijft bestaan waarmee je kunt terugvinden wie er achter een pseudoniem zit, blijven het volgens de AVG persoonsgegevens. Die tabel staat versleuteld in jouw omgeving en het model krijgt hem nooit.
Het Hof van Justitie bepaalde in september 2025 dat gepseudonimiseerde gegevens voor een ontvanger die ze redelijkerwijs niet kan herleiden geen persoonsgegevens zijn. Voor jouw kantoor verandert dat niets: jij houdt de sleutel, dus grondslag, informatieplicht en meestal een DPIA blijven gelden. Wat je wint is dat de gevoeligste gegevens de grens niet over gaan.
Wij zijn geen juristen. De formele toets of jouw route past binnen je eigen beleid ligt bij jou, eventueel met een privacyjurist.
Dit vervangt je documentsysteem niet
Een veelgestelde vraag, en het antwoord is nee. Je documentmanagementsysteem blijft waar het is. Deze laag komt eroverheen en leest eruit, zodat je niets hoeft te migreren.
Een DMS
Bewaart, versiebeheert en ontsluit documenten. Zoeken gaat op bestandsnaam, kenmerken en losse woorden.
Deze laag
Maakt de inhoud doorzoekbaar op betekenis en haalt de persoonsgegevens eruit voordat er een AI bij komt.
Samen
Het DMS blijft de bron. Wij lezen eruit onder de rechten van de ingelogde gebruiker en schrijven niets terug.
Automatisch in twee richtingen synchroniseren raden we af: dat levert kopieën op twee plekken op en maakt bewaartermijnen en verwijdering onnodig ingewikkeld. Eén richting, alleen lezen.
Eenmalig, in plaats van per medewerker per maand
De abonnementen waar je nu naar kijkt rekenen per gebruiker. Neem je er volgend jaar vijf mensen bij, dan groeit de factuur mee, ieder jaar opnieuw, en aan het eind bezit je niets.
Een eigen omgeving werkt andersom. Een investering vooraf, daarna alleen hosting en beheer, ongeacht hoeveel mensen ermee werken. Voor een kantoor tot ongeveer vijfentwintig medewerkers begint die investering bij 5.000 euro. Wat het precies wordt hangt af van je omvang en van hoeveel documentsoorten er doorheen moeten.
Zo pakken we het aan
- 01Een echt dossier van jou. We meten wat het filter tegenhoudt en waar het te ruim of te streng is, op jouw eigen documenten.
- 02Smalle eerste versie. Detectie, vervanging en de koppeling naar de app die je al gebruikt. Nog zonder de dure extra's.
- 03Meten en uitbreiden. Die meting bepaalt of consistentie over dossiers heen en bredere uitrol de investering waard zijn.
Zo weet je wat je koopt voordat je het koopt. Het duurste onderdeel is niet het herkennen van gegevens, maar het samenvoegen van schrijfwijzen over dossiers heen. Dat laten we bewust voor later.
Wie is Coding Agency?
Verder lezen
Wat gaat er bij jou de deur uit?
Begin met de vraag welke dossiers je mensen nu al door AI halen. Daar hangt aan vast wat er nodig is. Een gesprek van een half uur is meestal genoeg om te bepalen of dit bij jou loont.
