CRM op maat laten bouwen.

Het CRM-dilemma

Elk groeiend bedrijf komt op het punt dat het klantbeheer moet professionaliseren. Je begint met een contactenlijst in Excel of je e-mailprogramma. Dat werkt met twintig klanten. Met tweehonderd klanten wordt het onwerkbaar. Dus je kijkt naar CRM-software.

En dan stuit je op het dilemma: Salesforce is overkill en onbetaalbaar. HubSpot is mooi maar doet niet alles wat je nodig hebt. Pipedrive is te simpel. En elk systeem dwingt je om je werkproces aan te passen aan de software — in plaats van andersom.

Dat is het moment waarop een CRM op maat in beeld komt. Niet als eerste keuze, maar als de keuze die overblijft als standaard niet past. Lees ook het inhoudelijke artikel over CRM op maat voor de technische achtergrond.

Wanneer is een CRM op maat de juiste keuze?

Een CRM op maat laten bouwen is een serieuze investering. Het is de juiste keuze als:

• Je proces is uniek — Je klantrelatie volgt stappen die geen standaard CRM ondersteunt. Bijvoorbeeld: offertes met configurator, goedkeuringsflows, projectfasering gekoppeld aan klantdata.
• Je wilt diepe integratie — Je CRM moet naadloos samenwerken met je boekhouding, projectmanagement, facturatie en eventueel je productieproces. Standaard CRM-integraties zijn vaak oppervlakkig.
• Je bent het CRM ontgroeid — Je hebt Salesforce of HubSpot geprobeerd, maar je betaalt voor functionaliteit die je niet gebruikt en mist functionaliteit die je nodig hebt.
• Het CRM is onderdeel van een groter systeem — Je bouwt een applicatie waarvan klantbeheer een onderdeel is. Een apart CRM-systeem creëert onnodige complexiteit.
• Licentiekosten lopen uit de hand — Bij twintig+ gebruikers en enterprise-features kosten standaard CRM-systemen duizenden euro's per maand. Over vijf jaar is maatwerk goedkoper.

Wat zit er in een CRM op maat?

Een CRM op maat is niet een kopie van Salesforce. Het is een systeem dat precies doet wat jouw organisatie nodig heeft. Typische onderdelen:

Contactbeheer

Klanten, prospects, leveranciers — met de velden die voor jou relevant zijn. Niet honderd standaardvelden waarvan je er tien gebruikt, maar exact de informatie die je nodig hebt.

Interactiehistorie

Elke e-mail, elk telefoongesprek, elke notitie, elke offerte — gekoppeld aan de juiste klant. Zodat iedereen in je team de volledige context heeft.

Pipelinebeheer

Prospects door je verkoopproces leiden met statussen, kansen en verwachte omzet. Met de stappen die bij jouw verkoopproces passen, niet de stappen die een CRM-leverancier heeft bedacht.

Taken en opvolging

Automatische reminders voor opvolging. Taken die automatisch worden aangemaakt bij statuswijzigingen. Geen prospect die door de mazen van het net glipt.

Offertes en documenten

Offertes genereren vanuit klantdata. Documenten koppelen aan contacten. Versiegeschiedenis en digitale ondertekening.

Rapportage

Omzetprognoses, conversieratio's, gemiddelde dealgrootte, doorlooptijd per fase. Dashboards die je helpen om beslissingen te nemen op basis van data.

Koppelingen

Automatische synchronisatie met je boekhouding (Exact Online, Moneybird), je e-mailsysteem, je telefonie (Yealink) en eventueel je website of webshop.

Het traject

Een CRM op maat bouwen verloopt in fasen:

• Inventarisatie — Hoe werkt je verkoopproces nu? Waar zitten de knelpunten? Welke data is belangrijk? Wie werkt ermee?
• Ontwerp — Samen ontwerpen we de structuur: welke entiteiten, welke relaties, welke workflows, welke schermen.
• MVP — We bouwen eerst de kernfunctionaliteit: contactbeheer, interactiehistorie en pipeline. Genoeg om ermee te werken en feedback te geven.
• Iteratie — Op basis van dagelijks gebruik breiden we uit: rapportage, automatiseringen, koppelingen.
• Migratie — Data uit je huidige systeem migreren naar het nieuwe CRM. Gecontroleerd en gevalideerd.

De investering

Een CRM op maat met basisfunctionaliteit start vanaf circa € 15.000. Een compleet systeem met pipeline, automatiseringen, koppelingen en rapportage zit in de range van € 30.000 tot € 70.000.

Dat is een flinke investering. Maar vergelijk het met de alternatieve kosten: Salesforce Enterprise kost € 150+ per gebruiker per maand. Bij twintig gebruikers is dat € 36.000 per jaar — en dan past het misschien nog niet eens bij je proces.

Een CRM op maat bouw je niet omdat het stoer is. Je bouwt het omdat je proces niet in een standaard systeem past — en je weigert je werkwijze aan te passen aan de beperkingen van software.

Volgende stap

Twijfel je tussen standaard en maatwerk? Stuur me een mail met een beschrijving van je huidige situatie. Ik geef je eerlijk advies — ook als de conclusie is dat HubSpot of Pipedrive prima voldoet.