Excel wordt te traag? Tijd voor maatwerk software.

Het Excel-plafond

Elk succesvol bedrijf begint met Excel. Klantenlijsten, offertes, voorraadbeheer, planning, facturatie — het kan allemaal in een spreadsheet. En in het begin werkt dat prima. Excel is flexibel, iedereen kent het en het kost niets extra's.

Maar er komt een moment dat Excel niet meer meegroeit met je bedrijf. Het bestand wordt traag. Formules breken. Meerdere mensen werken in hetzelfde bestand en overschrijven elkaars wijzigingen. Je mist overzicht. Er sluipen fouten in. En niemand durft de macro's van collega die vijf jaar geleden is vertrokken aan te passen.

Dat is het Excel-plafond. En vrijwel elk groeiend MKB-bedrijf raakt het op een gegeven moment.

Signalen dat je het plafond hebt bereikt

Herken je een of meer van deze situaties? Dan is het tijd om verder te kijken dan Excel.

• Performance — Het bestand heeft duizenden rijen en opent traag. Berekeningen duren seconden of minuten. Soms crasht het.
• Meerdere gebruikers — Twee of meer mensen moeten tegelijk in dezelfde data werken. Versieconflicten, overschreven data, "wie heeft dit aangepast?"
• Complexe formules — Je spreadsheet heeft VLOOKUP-ketens, INDEX/MATCH-constructies en macro's die niemand meer begrijpt. Eén verkeerd aangepaste cel en alles klopt niet meer.
• Geen audit trail — Je weet niet wie wat wanneer heeft aangepast. Bij fouten is er geen undo, geen geschiedenis, geen verantwoording.
• Handmatige koppelingen — Je kopieert data van Excel naar je boekhouding, van Excel naar je CRM, van Excel naar je planning. Dezelfde data op drie plekken, handmatig gesynchroniseerd.
• Geen validatie — Iedereen kan alles invullen. Een datum in een bedragveld, tekst waar een getal hoort, een lege cel waar een verplicht veld zou moeten zijn.
• Rapportage is handwerk — Elke maandrapportage kost uren. Je bouwt draaitabellen, kopieert data, maakt grafieken — en volgende maand doe je het weer.

Wat maatwerk software anders doet

Maatwerk software is niet "Excel maar dan online." Het is een fundamenteel andere manier van werken. Het verschil:

• Meerdere gebruikers tegelijk — Iedereen werkt in hetzelfde systeem, met de juiste rechten. Geen versieconflicten, geen overschreven data.
• Validatie — Het systeem dwingt correcte invoer af. Een datum is een datum, een bedrag is een bedrag, een verplicht veld is verplicht.
• Automatische koppelingen — Data stroomt automatisch van je applicatie naar je boekhouding, CRM of andere systemen. Geen handmatig overtypen.
• Audit trail — Elke wijziging wordt gelogd. Wie heeft wat wanneer aangepast? Het systeem weet het.
• Realtime rapportages — Dashboards die automatisch bijwerken. Geen handmatige draaitabellen meer.
• Schaalbaarheid — Honderd rijen of honderdduizend rijen — het systeem draait even snel.
• Beveiliging — Rollen en rechten. Niet iedereen ziet alles. Gevoelige data is beschermd.

De overstap: hoe pak je het aan?

De overstap van Excel naar maatwerk software hoeft niet in één keer. Sterker nog: dat raad ik af. Dit is hoe ik het aanpak:

Stap 1: Inventarisatie

Welke Excel-bestanden zijn bedrijfskritisch? Welke processen draaien erop? Wie gebruikt ze? Waar zitten de pijnpunten?

Stap 2: Prioritering

Niet alles tegelijk. Begin met het Excel-bestand dat het meeste pijn doet — het bestand dat het vaakst crasht, de meeste fouten veroorzaakt of het meeste handwerk kost.

Stap 3: Ontwerp

Samen ontwerpen we een applicatie die het Excel-bestand vervangt. Niet een kopie van Excel, maar een systeem dat is ontworpen voor het proces dat je ondersteunt.

Stap 4: Migratie

De bestaande data uit Excel wordt gemigreerd naar het nieuwe systeem. Gecontroleerd, gevalideerd en gecontroleerd op fouten.

Stap 5: Training en overdracht

Je medewerkers leren werken met het nieuwe systeem. Dat kost even wennen, maar de meeste gebruikers zijn binnen een dag productief.

Lees het uitgebreide artikel over de overstap van Excel naar maatwerk software voor meer details over dit traject.

Excel is een fantastische tool — voor zaken waar Excel voor bedoeld is. Maar als je bedrijfsprocessen erop draaien, gebruik je een schroevendraaier als hamer.

Wat het kost

Een applicatie die een Excel-bestand vervangt, kost minder dan je denkt. Een gerichte tool begint al bij enkele duizenden euro's. De terugverdientijd is meestal kort: minder fouten, minder handwerk, minder frustratie en betere beslissingen door realtime data.

Herkenbaar?

Zit je vast aan Excel en wil je weten wat de mogelijkheden zijn? Stuur me een mail met een korte beschrijving van je situatie. Ik kijk graag met je mee naar wat er mogelijk is — en of maatwerk software de juiste stap is voor jouw bedrijf.