Procesautomatisering: meer gedaan met minder handwerk.

De onzichtbare kosten van handmatig werk

In elke organisatie worden dagelijks tientallen handelingen uitgevoerd die eigenlijk niet door mensen hoeven te worden gedaan. Facturen die handmatig worden aangemaakt op basis van orders. Gegevens die van het ene systeem naar het andere worden overgetypt. Statusupdates die via e-mail worden verstuurd. Rapportages die elke week opnieuw worden samengesteld uit losse bronnen.

Het zijn taken die zo ingebakken zitten in de dagelijkse routine dat niemand er nog bij stilstaat. Maar tel het eens op. Als drie medewerkers elk twee uur per dag besteden aan repetitief werk, is dat dertig uur per week. Honderdtwintig uur per maand. Ruim veertienhonderd uur per jaar. Tegen een gemiddeld uurtarief is dat een bedrag waar je liever niet te lang over nadenkt.

Procesautomatisering is het systematisch elimineren van dat handmatige werk. Niet door mensen te vervangen, maar door hen te bevrijden van taken die een computer sneller, nauwkeuriger en goedkoper kan uitvoeren.

Wat procesautomatisering inhoudt

Procesautomatisering klinkt als een groot woord, maar het principe is eenvoudig. Je neemt een proces dat nu handmatig verloopt, analyseert welke stappen altijd hetzelfde zijn en laat software die stappen overnemen. De medewerker die voorheen het proces uitvoerde, houdt toezicht of besteedt de vrijgekomen tijd aan werk dat wél menselijk inzicht vereist.

Het gaat niet om het automatiseren van alles. Het gaat om het slim kiezen welke processen het meeste opleveren wanneer je ze automatiseert. En daar zit precies de kunst.

Welke processen automatiseer je als eerste?

Niet elk proces is even geschikt voor automatisering. De grootste winst behaal je bij processen die aan drie kenmerken voldoen:

Hoog volume

Processen die tientallen of honderden keren per dag of week worden uitgevoerd. Hoe vaker een handeling plaatsvindt, hoe groter het effect van automatisering. Een factuur die één keer per maand wordt opgesteld is geen prioriteit. Honderd facturen per week wél.

Repetitief en voorspelbaar

Processen die elke keer op dezelfde manier verlopen. Als de stappen vaststaan en er geen menselijke beoordeling nodig is, kan software het overnemen. Denk aan het verwerken van standaard orders, het versturen van bevestigingsmails of het bijwerken van voorraadstanden.

Foutgevoelig

Handmatig werk is foutgevoelig. Hoe meer stappen een proces heeft en hoe vaker het wordt uitgevoerd, hoe groter de kans op fouten. Een verkeerd overgetypt ordernummer, een vergeten statusupdate, een factuur met het verkeerde bedrag; het zijn fouten die tijd kosten om te herstellen en die je klantrelatie kunnen schaden.

De beste kandidaat voor automatisering is het proces waar je team de meeste tijd aan kwijt is, de meeste fouten maakt en het minste plezier aan beleeft.

Voorbeelden uit de praktijk

Procesautomatisering klinkt abstract, maar de toepassingen zijn heel concreet. Hieronder een aantal veelvoorkomende processen die wij automatiseren voor onze opdrachtgevers.

Factuurverwerking

In veel organisaties worden facturen nog handmatig aangemaakt. Een medewerker opent het boekhoudpakket, typt de gegevens over uit het ordersysteem, controleert de bedragen en verstuurt de factuur. Bij tien facturen per dag is dat al snel een uur werk. Geautomatiseerd verloopt dit anders: zodra een order de status 'afgeleverd' krijgt, wordt automatisch een factuur aangemaakt in het boekhoudpakket, verstuurd naar de klant en geboekt in de administratie. Zonder dat iemand er naar hoeft om te kijken.

Orderverwerking

Orders komen binnen via meerdere kanalen: je webshop, e-mail, telefoon of een klantportaal. Handmatig worden deze orders ingevoerd in je systeem, wordt de voorraad gecontroleerd, krijgt het magazijn een picklijst en wordt de klant op de hoogte gebracht van de status. Geautomatiseerd stroomt de order van binnenkomst tot verzending door het systeem zonder handmatige tussenkomst. De klant krijgt automatisch updates en je team grijpt alleen in bij uitzonderingen.

Rapportages en overzichten

Wekelijkse of maandelijkse rapportages zijn in veel bedrijven een tijdrovende exercitie. Gegevens worden uit verschillende bronnen gehaald, in een spreadsheet gecombineerd, voorzien van grafieken en vervolgens gedeeld met het managementteam. Geautomatiseerd is dit een dashboard dat in realtime wordt bijgewerkt. Geen handmatig sprokkelen, geen verouderde data, geen uren aan samenstellen.

Klantcommunicatie

Bevestigingsmails, statusupdates, herinneringen voor openstaande facturen, welkomstberichten voor nieuwe klanten; het zijn allemaal communicatiemomenten die volgens een vast patroon verlopen. Automatisering zorgt ervoor dat elke klant op het juiste moment het juiste bericht ontvangt, zonder dat iemand daar handmatig actie voor hoeft te ondernemen.

Goedkeuringsflows

Inkooporders die goedgekeurd moeten worden, offertes die een akkoord nodig hebben, verlofaanvragen die langs een manager moeten. Handmatig lopen deze flows via e-mail, met alle risico's van vergeten berichten en onduidelijke status. Geautomatiseerd krijgt de juiste persoon op het juiste moment een notificatie, met alle relevante informatie en de mogelijkheid om direct goed te keuren of af te wijzen.

De ROI van procesautomatisering

De return on investment van procesautomatisering is vaak verrassend snel. Dat komt doordat de besparingen dagelijks oplopen terwijl de investering eenmalig is.

Een rekenvoorbeeld. Stel je automatiseert een proces dat drie medewerkers elk anderhalf uur per dag kost. Dat is 22,5 uur per week, ofwel circa 1.170 uur per jaar. Bij een gemiddelde loonkost van €35 per uur bespaar je ruim €40.000 per jaar aan directe arbeidskosten. Tel daar de kosten van fouten, vertragingen en gemiste kansen bij op en de werkelijke besparing ligt nog hoger.

De investering in automatisering bedraagt doorgaans een fractie van de jaarlijkse besparing. Bij veel van onze opdrachtgevers is de terugverdientijd zes tot twaalf maanden. Daarna is elke besparing pure winst.

Procesautomatisering is geen kostenpost. Het is een investering die zichzelf terugverdient; meestal sneller dan je verwacht.

De aanpak: van analyse tot automatisering

Procesautomatisering begint niet met software bouwen. Het begint met begrijpen. Welke processen heb je? Hoe verlopen ze? Waar zit de meeste tijdverspilling? Waar worden de meeste fouten gemaakt?

Op basis van die analyse prioriteren we. Niet alles tegelijk, maar beginnen waar het meeste effect zit. Het proces dat het meeste tijd kost, de meeste fouten oplevert of het grootste knelpunt vormt; dat automatiseren we als eerste.

Vervolgens bouwen we de automatisering stap voor stap. We beginnen met het kernproces en voegen geleidelijk extra stappen toe. Zo heb je snel een werkend resultaat en kun je op basis van ervaring bijsturen voordat we verder bouwen.

Veelgemaakte fouten bij automatisering

Procesautomatisering kan enorm waardevol zijn, maar er zijn valkuilen die je kunt vermijden:

• Alles tegelijk willen; De verleiding is groot om meteen alle processen te automatiseren. Maar te veel tegelijk leidt tot chaos, weerstand en een langere doorlooptijd. Begin klein, bewijs de waarde en bouw van daaruit verder.
• Een slecht proces automatiseren; Als een proces niet goed werkt, maakt automatisering het alleen maar sneller slecht. Kijk eerst kritisch naar het proces zelf voordat je het in software giet.
• De medewerkers niet meenemen; Automatisering verandert hoe mensen werken. Betrek je team vroeg in het traject, leg uit waarom je automatiseert en laat zien hoe het hen helpt. Anders krijg je weerstand in plaats van draagvlak.
• Geen ruimte voor uitzonderingen; Niet alles is automatiseerbaar. Zorg dat je systeem uitzonderingen kan afvangen en toewijzen aan een medewerker in plaats van vast te lopen.

Beginnen met automatiseren

Je hoeft niet alle antwoorden te hebben om te beginnen. De eerste stap is het in kaart brengen van je huidige processen en het identificeren van de grootste tijdvreters. Dat hoeft geen uitgebreid traject te zijn; vaak is een goed gesprek van een uur voldoende om de grootste kansen te spotten.

Van daaruit maken we samen een plan. Welk proces pakken we als eerste aan? Wat is de verwachte besparing? Hoe ziet de planning eruit? Concreet, pragmatisch en gericht op snel resultaat.

Wil je weten welke processen in jouw organisatie het meest geschikt zijn voor automatisering? We brengen het graag vrijblijvend in kaart. Geen theoretische verhalen, maar een praktisch advies dat direct toepasbaar is.