Van Excel naar maatwerk software.

Het begint altijd met één spreadsheet

Laten we eerlijk zijn: Excel is briljant. Je opent een leeg werkblad, tikt wat kolommen in en voor je het weet draait je hele voorraadadministratie, orderverwerking of klantbeheer op een spreadsheet. Geen implementatietraject, geen consultants, geen maandelijkse licentie. Gewoon jij en je data.

En dat werkt; een tijdlang. Zolang je met z'n tweeën bent, het overzicht beperkt blijft en je weet welke kolom wat betekent, is Excel een fantastisch hulpmiddel. Maar op een gegeven moment merk je dat het begint te knellen. En precies dat kantelpunt is waar veel ondernemers tegenaan lopen.

Excel is briljant als startpunt. Maar een bedrijf dat groeit op spreadsheets is als een huis dat groeit op een tent; het houdt geen stand.

Herkenbare signalen dat Excel niet meer volstaat

De beperkingen van Excel sluipen erin. Het begint klein; een formule die niet meer klopt, een kolom die per ongeluk is overschreven; maar de impact groeit mee met je bedrijf.

• Versiechaos; Er zweven drie versies van hetzelfde bestand rond. Welke is de juiste? Niemand die het zeker weet. “Voorraad_definitief_v3_FINAL_nieuw.xlsx” klinkt herkenbaar.
• Formules die breken; Iemand voegt een rij in en opeens kloppen de totalen niet meer. Of erger: het valt niemand op dat ze niet meer kloppen.
• Geen samenwerking in real-time; Twee collega's die tegelijk in hetzelfde bestand werken? Dat leidt tot overschreven gegevens, conflicten of bestanden die op slot staan.
• Handmatige fouten; Een typefout in een ordernummer, een komma op de verkeerde plek, een regel die per ongeluk is verwijderd. Hoe meer data, hoe groter het risico.
• Rapportages kosten uren; Elke week of maand dezelfde gegevens uit verschillende tabbladen bij elkaar sprokkelen om een overzicht te maken. Dat is geen analyse, dat is dataverwerking met de hand.

Waar het in de praktijk misgaat

De problemen met Excel zijn niet theoretisch. We zien ze bij vrijwel elke ondernemer die bij ons aanklopt. Een paar scenario's die je misschien herkent:

Voorraadbeheer

Je houdt je voorraad bij in een spreadsheet. Maar die is alleen actueel als iemand hem bijwerkt. Ondertussen verkoopt je webshop door, plaatst je collega bestellingen en is de werkelijke voorraad iets heel anders dan wat er in je bestand staat. Het gevolg: artikelen die uitverkocht blijken, dubbele bestellingen bij leveranciers of klanten die wachten op producten die er niet zijn.

Orderverwerking

Orders komen binnen via mail, telefoon en je webshop. Alles wordt handmatig in een Excel gezet. Bij tien orders per dag is dat te doen. Bij vijftig wordt het een fulltime bezigheid. En de kans op fouten groeit met elke regel die je handmatig invoert.

Klantbeheer

Contactgegevens, bestelhistorie, openstaande offertes; het staat allemaal in tabbladen. Maar wie heeft wanneer contact gehad met welke klant? Wat is er besproken? Die informatie zit in mailboxen en hoofden, niet in je spreadsheet.

Rapportages en overzichten

Je directie of opdrachtgevers willen inzicht in omzet, marges, doorlooptijden. Elke keer is dat een project op zich: gegevens bij elkaar zoeken, handmatig samenvoegen, hopen dat alles klopt. Tegen de tijd dat het rapport af is, zijn de cijfers alweer verouderd.

Als je meer tijd besteedt aan het beheren van je spreadsheet dan aan het runnen van je bedrijf, is het tijd voor verandering.

Wat maatwerk software je geeft dat Excel niet kan

De overstap van Excel naar maatwerksoftware is geen kwestie van een mooi jasje om je spreadsheet heen bouwen. Het is een fundamenteel andere manier van werken die je bedrijf op meerdere vlakken sterker maakt.

• Automatisering; Processen die je nu handmatig uitvoert; orders verwerken, facturen aanmaken, voorraden bijwerken; lopen automatisch. Minder handwerk, minder fouten, meer tijd voor werk dat er echt toe doet.
• Altijd actuele data; Geen verouderde bestanden meer. Iedereen werkt met dezelfde, actuele informatie. Wat je collega zojuist heeft ingevoerd, zie jij direct.
• Meerdere gebruikers tegelijk; Tien mensen die tegelijk in het systeem werken zonder conflicten, zonder bestanden op slot, zonder versiechaos.
• Koppelingen met andere systemen; Je boekhoudpakket, webshop, betaalprovider of verzenddienst: alles praat met elkaar. Geen handmatig overtypen meer, geen CSV-exports die je heen en weer stuurt.
• Toegang overal; Op kantoor, onderweg of thuis. Op je laptop, tablet of telefoon. Je data is beschikbaar waar je het nodig hebt, beveiligd en altijd up-to-date.
• Ingebouwde controles; Het systeem voorkomt fouten vóórdat ze ontstaan. Verplichte velden, automatische validatie en slimme meldingen zorgen ervoor dat data altijd klopt.

Hoe de overstap werkt

De gedachte aan een compleet nieuw systeem kan overweldigend voelen. Maar de overstap van Excel naar maatwerk hoeft helemaal niet ingrijpend te zijn. Sterker nog: een goede aanpak voelt als een natuurlijke evolutie van wat je al hebt.

1. Analyse van je huidige werkwijze; We beginnen bij wat je nu hebt. Je spreadsheets, je processen, je workarounds. Niet om ze af te kraken, maar om te begrijpen wat je nodig hebt en waarom je het zo hebt ingericht.
2. Vertaling naar een slim ontwerp; Samen bepalen we welke processen als eerste geautomatiseerd worden. Niet alles tegelijk; we beginnen waar de meeste winst zit.
3. Bouw in korte cycli; Binnen enkele weken staat de eerste versie. Niet het volledige systeem, maar een werkend onderdeel dat je direct kunt gebruiken. Van daaruit bouwen we verder.
4. Migratie van je data; Je bestaande gegevens gaan niet verloren. We zorgen dat alles wat relevant is netjes wordt overgezet naar het nieuwe systeem.
5. Begeleiding en bijsturing; Na oplevering staan we niet op de stoep. We zorgen dat jij en je team comfortabel met het systeem werken en sturen bij waar nodig.

De investering: Excel is niet gratis

Een veelgehoord bezwaar is de investering. Excel heb je al, maatwerk kost geld. Maar die vergelijking gaat mank als je eerlijk rekent.

Tel eens op hoeveel uur per week je kwijt bent aan handmatige invoer, het corrigeren van fouten, het samenstellen van rapportages en het zoeken naar de juiste versie van een bestand. Vermenigvuldig dat met het uurloon van de mensen die dat werk doen. Tel daar de kosten van fouten bij op: verkeerde leveringen, gemiste orders, ontevreden klanten die niet terugkomen.

Die verborgen kosten lopen op; maand na maand, jaar na jaar. Maatwerksoftware is een investering vooraf die zichzelf terugverdient doordat je sneller, foutloos en efficiënter werkt. Voor veel van onze opdrachtgevers is de terugverdientijd korter dan ze vooraf hadden verwacht.

Excel is niet gratis als je eerlijk rekent. De uren, de fouten en de gemiste kansen kosten je meer dan je denkt.

Hoe Coding Agency dit aanpakt

Wij snappen dat je Excel-bestand niet zomaar een spreadsheet is. Het is je bedrijfsproces, opgebouwd uit jarenlange ervaring. Daar hebben we respect voor. We komen niet binnen met het verhaal dat alles fout is en opnieuw moet. We komen binnen om te luisteren.

Wat we doen is je huidige werkwijze doorgronden: welke kolommen bevatten cruciale logica, welke tabbladen zijn eigenlijk losse processen, waar zitten de knelpunten en waar de kansen. Op basis daarvan bouwen we software die aanvoelt als een logische voortzetting van wat je al had; maar dan zonder de beperkingen.

Het resultaat is een systeem dat past bij hoe jouw bedrijf werkt. Geen compromissen, geen overbodige functies, geen maandelijkse licentie voor features die je nooit gebruikt. Gewoon software die doet wat jij nodig hebt, klaar voor groei en gebouwd om jaren mee te gaan.

Herken je de beperkingen van Excel in jouw organisatie? We denken graag vrijblijvend mee over de mogelijkheden. Geen verkooppraatje, gewoon een eerlijk gesprek over wat er beter kan.