ERP systeem op maat: wanneer SAP en Exact niet passen.

Het gat in de markt waar niemand over praat

Er is een groep bedrijven die structureel onderbediend wordt door de softwaremarkt. Het zijn organisaties die hun Excel-bestanden en losse tools zijn ontgroeid, maar voor wie enterprise ERP-systemen als SAP, Oracle of Microsoft Dynamics veel te groot, te duur en te complex zijn. Ze zitten vast in een niemandsland waar geen standaard oplossing precies past.

Als je dit herkent, ben je niet de enige. Duizenden Nederlandse bedrijven; van productiebedrijven en groothandels tot logistieke dienstverleners en groeiende mkb-organisaties; worstelen met exact dit probleem. Ze hebben meer nodig dan basale tools, maar minder dan een miljoenenproject dat hun hele organisatie op z'n kop zet.

Wat is een ERP-systeem eigenlijk?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning, maar laat je niet afschrikken door die term. In de kern is een ERP-systeem simpelweg software die de belangrijkste bedrijfsprocessen samenbrengt in één systeem. Denk aan inkoop, voorraad, verkoop, facturatie, productie en financiën. In plaats van voor elk proces een apart hulpmiddel te gebruiken, werkt alles samen in één geheel.

Het doel is overzicht en efficiëntie. Als een order binnenkomt, weet het systeem wat er op voorraad is, wanneer er bijbesteld moet worden, wat de marge is en wanneer de factuur verstuurd moet worden. Zonder dat iemand handmatig gegevens van het ene systeem naar het andere overzet.

Waarom enterprise ERP zelden past bij het mkb

De grote ERP-namen; SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Exact Globe; zijn gebouwd voor grote organisaties met honderden of duizenden medewerkers. Ze zijn krachtig, uitgebreid en bewezen. Maar ze brengen ook een realiteit met zich mee die voor kleinere organisaties zelden werkbaar is.

De kosten zijn buitenproportioneel

Een enterprise ERP-implementatie kost al snel honderdduizenden euro's, exclusief de jaarlijkse licentie- en onderhoudskosten. Daar komen de kosten voor consultants bij die het systeem inrichten; en die consultants heb je nodig, want zelf configureren is bij deze pakketten geen optie. Voor een bedrijf met dertig medewerkers staat die investering in geen enkele verhouding tot de opbrengst.

De complexiteit werkt tegen je

Enterprise ERP is gebouwd om duizend verschillende bedrijfsprocessen te ondersteunen. Dat betekent dat het systeem vol zit met functies, instellingen en modules die jij nooit nodig hebt. Je team moet navigeren door schermen en menu's die niet relevant zijn voor hun werk. De leercurve is steil en de weerstand bij medewerkers navenant groot.

Het implementatietraject duurt maanden tot jaren

Bij grote ERP-pakketten is een implementatietraject van zes maanden tot twee jaar geen uitzondering. In die periode ben je intensief bezig met inrichting, migratie, testen en training; vaak met een team van externe consultants. Voor een groeiend mkb-bedrijf dat snel vooruit wil, is dat tempo onacceptabel.

Je past je organisatie aan de software aan

Dit is misschien wel het grootste probleem. Bij enterprise ERP is het uitgangspunt vaak dat je je bedrijfsprocessen aanpast aan de software, niet andersom. De consultant vertelt je hoe het systeem werkt en jij richt je werkwijze daarop in. Dat gaat lijnrecht in tegen de reden waarom je een systeem zocht: je wilde efficiënter werken, niet anders werken.

Als de software bepaalt hoe je werkt in plaats van andersom, heb je geen hulpmiddel maar een keurslijf.

De tussenweg: een ERP op maat

Een ERP op maat is precies wat de naam zegt: een systeem dat de kernfuncties van een ERP biedt, maar gebouwd is rond jouw specifieke bedrijfsprocessen. Geen overbodige modules, geen complexiteit die je niet nodig hebt, geen consultants die je vertellen hoe je moet werken.

Het verschil met enterprise ERP is fundamenteel. In plaats van een allesomvattend pakket dat je moet afpellen tot het past, bouw je van onderaf op. Je begint met de processen die het meeste knelpunt veroorzaken en voegt stap voor stap functionaliteit toe. Het resultaat is een systeem dat op dag één al waarde levert en meegroeit met je organisatie.

De modulaire aanpak: bouw wat je nodig hebt

Een van de grootste voordelen van een ERP op maat is de modulaire opzet. Je hoeft niet alles tegelijk te bouwen. Je kiest de modules die het meeste impact hebben en voegt later extra functionaliteit toe wanneer je daar aan toe bent.

Typische modules die bedrijven als eerste laten bouwen:

• Order- en offertebeheer; Van aanvraag tot factuur, met automatische berekeningen, goedkeuringsflows en statusoverzichten.
• Voorraadbeheer; Realtime inzicht in wat er op voorraad is, automatische besteladviezen en koppeling met leveranciers.
• Inkoop; Bestelaanvragen, leveranciersbeheer, ontvangstregistratie en prijsafspraken; alles in één systeem.
• Facturatie en financiën; Automatische facturatie op basis van orders, koppeling met je boekhoudpakket en inzicht in openstaande posten.
• Planning en productie; Capaciteitsplanning, werkorders, materiaalbehoeften en voortgangsregistratie.
• Rapportages en dashboards; Realtime inzicht in omzet, marges, doorlooptijden en andere KPI's die voor jouw bedrijf relevant zijn.

Het mooie van een modulaire aanpak is dat elke module direct waarde levert. Je hoeft niet te wachten tot het hele systeem af is om beter te gaan werken. Na de eerste module merk je al verschil; en dat motiveert om door te bouwen.

Je hoeft geen heel kasteel te bouwen om droog te zitten. Begin met het dak boven de kamer waar het het hardst regent.

Koppelingen: het kloppende hart van je ERP

Een ERP-systeem staat niet op zichzelf. De echte kracht zit in de koppelingen met andere systemen die je al gebruikt. Je boekhoudpakket, je webshop, je verzendsoftware, je betaalprovider; al die systemen bevatten data die relevant is voor je bedrijfsvoering.

Bij een ERP op maat worden die koppelingen gebouwd als integraal onderdeel van het systeem. Niet als afterthought, niet via generieke plugins die half werken, maar als volwaardige integraties die precies doen wat jij nodig hebt. Een order in je webshop verschijnt automatisch in je ERP. Een factuur in je ERP wordt automatisch doorgezet naar je boekhouding. Een verzending wordt automatisch aangemeld bij je vervoerder.

Het resultaat: minder handmatig werk, minder fouten en een aanzienlijk snellere doorlooptijd van je processen.

Voor wie is een ERP op maat bedoeld?

Een ERP op maat is niet voor elk bedrijf de juiste keuze. Het is specifiek interessant voor organisaties die zich in een van de volgende situaties herkennen:

• Je bent je huidige tools ontgroeid; Excel, losse softwarepakketten en handmatige processen kosten je meer tijd dan ze opleveren.
• Enterprise ERP is te groot en te duur; Je hebt de functies niet nodig en de investering past niet bij je omvang.
• Je werkt in een specifieke branche; Productie, groothandel, logistiek, technische dienstverlening; branches met unieke processen die niet in standaard software passen.
• Je wilt gefaseerd digitaliseren; Je wilt niet alles in één keer overhoop gooien, maar stap voor stap verbeteren.
• Je hebt meerdere systemen die niet met elkaar praten; Als je dagelijks data overzet van het ene systeem naar het andere, is dat een duidelijk signaal.

De investering eerlijk bekeken

Een ERP op maat is een serieuze investering. Daar zijn we eerlijk over. Maar het is een investering die je kunt faseren en die zich terugverdient door efficiëntie, tijdsbesparing en minder fouten.

Vergelijk het met de alternatieven. Enterprise ERP kost meer aan licenties, implementatie en consultants dan de meeste mkb-bedrijven bereid zijn te betalen. Doorwerken met losse tools en spreadsheets kost je elke dag productiviteit en verhoogt het risico op fouten. Een ERP op maat zit daar precies tussenin: je investeert in software die past bij je omvang en ambities, zonder te betalen voor functies die je niet gebruikt.

Door de modulaire aanpak spreid je de investering bovendien over de tijd. Je begint met de modules die het meeste opleveren en bouwt van daaruit verder. Dat maakt de investering behapbaar en de resultaten direct zichtbaar.

Hoe wij dit aanpakken

We beginnen altijd met luisteren. Hoe werkt je bedrijf? Welke processen lopen soepel en welke niet? Waar zit de meeste pijn? Op basis van dat gesprek brengen we je processen in kaart en adviseren we welke modules als eerste gebouwd moeten worden voor het grootste effect.

Vervolgens bouwen we in korte cycli. Binnen enkele weken staat de eerste module, klaar om te gebruiken. We testen, sturen bij en bouwen door. Zo heb je geen langdurig traject met een onzeker eindresultaat, maar een systeem dat zich stap voor stap ontvouwt en direct waarde levert.

Herken je de situatie? Te groot voor Excel, te klein voor SAP? We denken graag mee over een aanpak die bij je past. Geen vrijblijvende verkooppitch, maar een concreet gesprek over de mogelijkheden.