Software laten maken voor accountants.

De accountancysector digitaliseert — maar niet snel genoeg

Accountants- en administratiekantoren werken met tientallen systemen: Exact Online, Twinfield, Unit4, Caseware, CaseWare, Basecone, ontelbare Excel-bestanden en een inbox die overloopt. Elk systeem doet zijn ding, maar ze praten niet met elkaar. Het resultaat: handwerk, dubbele invoer en medewerkers die meer tijd besteden aan administratie dan aan advies.

Standaard software lost dat deels op. Maar elk kantoor heeft eigen processen, eigen klantgroepen en eigen specialismen. En daar schiet standaard software tekort.

Waar standaard software tekortschiet

De meeste kantoren werken met dezelfde paketten. Dat werkt voor 80% van de taken. Maar de overige 20% — juist de processen die jouw kantoor onderscheiden — worden niet ondersteund:

• Klantportaal — Klanten willen hun documenten digitaal aanleveren, hun jaarrekening inzien en de status van hun aangifte volgen. Basecone en ScanSys dekken een deel, maar een echt klantportaal op maat bieden ze niet.
• Workflow en dossiervorming — Het opzetten, beheren en afronden van dossiers volgt een vast proces. Dat proces verschilt per kantoor, per klantcategorie en per dienst. Standaard software dwingt een generiek proces af dat niet bij jou past.
• Koppelingen — Data uit Exact Online combineren met data uit je CRM, je tijdregistratie en je documentmanagement. Handmatig consolideren kost uren per week.
• Rapportage en analytics — Hoeveel dossiers staan er open? Wat is de gemiddelde doorlooptijd? Welke klanten leveren het meeste op? Standaard rapportages geven een deel van het antwoord, maar niet alles.
• Compliance tracking — WWFT-controles, UBO-registratie, Wwft-meldingen. Bijhouden wanneer welke controle is uitgevoerd en wanneer de volgende gepland staat.

Wat maatwerk software voor accountants oplost

Maatwerk software vult de gaten die standaard software laat vallen. Niet door alles te vervangen, maar door de ontbrekende schakels toe te voegen:

Klantportaal

Een portaal waar je klanten zelf documenten uploaden, de status van hun dossiers volgen en vragen stellen. Geen e-mails meer met bijlagen, geen "heb je mijn bankafschriften al ontvangen?" Het portaal is de centrale plek voor alle klantcommunicatie.

Geautomatiseerde workflows

Dossiers die automatisch door de juiste stappen lopen: intake, verzamelen documenten, controle, opstellen jaarrekening, review, oplevering. Met automatische reminders, deadline-bewaking en escalatie bij vertragingen.

Koppelingen met boekhoudpakketten

Directe koppeling met Exact Online, Twinfield of Moneybird. Klantdata, financiële gegevens en mutaties synchroniseren automatisch. Geen dubbele invoer.

Management dashboard

Real-time inzicht in de status van je kantoor: openstaande dossiers, capaciteit per medewerker, omzet per klant, deadlines die naderen. Beslissingen nemen op basis van data in plaats van onderbuikgevoel.

Compliance en WWFT

Een systeem dat bijhoudt welke compliance-checks zijn uitgevoerd, wanneer de volgende gepland staan en dat alert bij aflopende termijnen. Inclusief KVK-koppelingen voor bedrijfsinformatie.

De investering

Een klantportaal met basis-functionaliteit — documenten uploaden, statussen inzien, berichten uitwisselen — start vanaf circa € 15.000. Een completer systeem met workflow-automatisering, koppelingen en dashboarding zit in de range van € 30.000 tot € 75.000.

Zet dat af tegen de kosten van handwerk: hoeveel uur per week besteden je medewerkers aan taken die geautomatiseerd kunnen worden? Bij een gemiddeld kantoor is dat al snel tientallen uren per maand. De terugverdientijd is doorgaans korter dan een jaar.

Hoe ik hiervoor bouw

Ik heb ervaring met het bouwen van software voor de financiële dienstverlening. Dat betekent dat ik de specifieke uitdagingen ken:

• Gevoelige data — Financiële gegevens en persoonsdata vereisen sterke beveiliging: encryptie, toegangsbeheer, audit logging.
• Koppelingen met legacy — Sommige systemen in de accountancy draaien op verouderde technologie. Ik ken de uitdagingen van het koppelen met legacy-API's.
• Regulering — WWFT, AVG, beroepsregulering door de NBA. Software moet compliant zijn en dat aantoonbaar maken.
• Gebruiksgemak — Medewerkers en klanten moeten er intuïtief mee kunnen werken. Geen training van een week nodig.

De beste accountantskantoren onderscheiden zich niet door goedkoper te zijn, maar door slimmer te werken. Maatwerk software is de hefboom die dat mogelijk maakt.

Volgende stap

Wil je verkennen wat maatwerk software voor jouw kantoor kan betekenen? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Ik kijk graag mee naar je processen en adviseer eerlijk over waar maatwerk waarde toevoegt — en waar standaard software prima voldoet.