Bol.com ↔ Exact.
Automatisch geboekt.

/Technische aanpak

De Bol.com Retailer API en Exact Online REST API zijn fundamenteel verschillend. Onze transformatielaag overbrugt dat verschil.

/Hoe het werkt

Van Bol.com order naar Exact Online boeking — dit is het proces dat de koppeling elke keer automatisch doorloopt.

/Waarom Bol.com anders boekt dan je eigen webshop

Een webshopkoppeling is betrekkelijk eenvoudig: er komt een order binnen, je maakt een verkoopfactuur, de klant betaalt en het bedrag komt binnen. Bij Bol.com klopt die keten niet. Bol treedt op als bemiddelaar — de koopovereenkomst ontstaat tussen jou en de klant, maar het geld loopt via Bol. En Bol betaalt niet uit wat de klant betaalde.

Dat verschil is precies waar handmatige administraties op stuklopen, en waar de meeste standaardkoppelingen te kort schieten.

Wat er op je rekening komt is nooit je omzet

Bol betaalt periodiek uit ná aftrek van commissie, eventuele verzendkosten en verrekende retouren. Eén uitbetaling van bijvoorbeeld € 4.180 kan bestaan uit € 5.000 omzet, € 650 commissie en € 170 aan gecrediteerde retouren. Boek je die € 4.180 als omzet, dan mis je zowel omzet als kosten en klopt je btw-aangifte niet. De koppeling splitst elke uitbetaling in de onderliggende componenten en boekt ze op de juiste grootboekrekeningen, zodat de banktransactie in Exact Online precies afgeletterd kan worden.

Commissie is een inkoopkost, geen korting

De verleiding is groot om de commissie van de verkoopprijs af te trekken en het verschil als omzet te boeken. Dat scheelt werk en is fout: je omzet is wat de klant betaalde, de commissie is een kostenpost met eigen btw-behandeling. Je verliest bovendien het zicht op je werkelijke marge per artikel, wat juist op een marktplaats met scherpe prijzen het cijfer is waar je op stuurt.

Retouren komen later dan de order

Een retour volgt dagen tot weken na de oorspronkelijke order en verschijnt als losse mutatie. Zonder koppeling tussen retour en originele factuur ontstaan er creditnota's die nergens aan hangen. De koppeling zoekt de oorspronkelijke verkoopfactuur op via het Bol-ordernummer en maakt de creditnota daaraan gekoppeld aan, inclusief correctie van voorraad en btw.

Verkoop je ook via bol.com in België, dan speelt OSS

Bij levering aan particulieren in andere EU-landen geldt boven de drempel van € 10.000 het btw-tarief van het land van de klant, aan te geven via de Unieregeling van de One Stop Shop. Dat betekent dat de koppeling per order het leverland moet meenemen en de juiste btw-code in Exact Online moet zetten — niet één vast tarief voor alles wat via Bol binnenkomt.

/Rate limits bepalen hoe de koppeling gebouwd moet worden

Beide kanten begrenzen het aantal API-verzoeken, maar niet even streng — en dat verschil bepaalt het ontwerp.

Bol.com werkt met de Retailer API v10 en hanteert per endpoint een eigen limiet, met een HTTP 429 zodra je eroverheen gaat. Bol geeft in de documentatie over rate limits aan dat de resterende ruimte in de response-headers meekomt, en adviseert het order-details-endpoint niet herhaaldelijk te pollen.

Exact Online is aanzienlijk krapper: ongeveer 60 API-calls per administratie per minuut en 5.000 calls per administratie per dag. Dat dagplafond is de echte bottleneck. Een order die naïef wordt verwerkt kost al snel vier tot zes calls — klant opzoeken of aanmaken, artikelregels, factuur, btw-controle. Bij 300 orders per dag zit je dan tegen de limiet aan, en elke retour, voorraadmutatie en betaling komt daar nog bovenop.

Daarom bouwen we de Exact-kant altijd queue-based met bulk-endpoints waar dat kan, cachen we klant- en artikelreferenties zodat ze niet per order opnieuw worden opgezocht, en synchroniseren we alleen wat daadwerkelijk gewijzigd is. Een koppeling die bij 50 orders per dag prima werkt en bij 400 stilvalt, is niet gebouwd op het dagplafond.

/En als Amazon erbij komt

Verkopers die op Bol.com groeien stappen vaak ook over op Amazon. Het administratieve patroon is identiek — bemiddeling, commissie-inhouding, netto-uitbetaling, vertraagde retouren — maar de API is een andere, met een eigen autorisatiemodel en eigen rapportagestructuur voor afrekeningen.

Loont het om beide los te koppelen? Bij twee kanalen meestal wel. Vanaf drie kanalen wordt een tussenlaag interessanter, waarbij marketplaces via één punt worden ontsloten en Exact Online maar één koppeling hoeft te onderhouden. Dat scheelt niet alleen bouwwerk maar ook dagplafond: je verwerkt dan gebundeld richting Exact in plaats van per kanaal.