Dashboards op maat.

Data heb je genoeg; inzicht is het probleem

Elke organisatie zit op een berg data. Je CRM bevat klantgegevens, je boekhouding heeft financiele cijfers, je webshop registreert bestellingen, je projectmanagementtool logt uren en je marketingplatform meet campagneresultaten. Data is er in overvloed. Maar de vraag die ondernemers en managers echt bezighoudt is een andere: wat betekent dit allemaal en waar moet ik op letten?

Die vraag beantwoorden met standaardtools is verrassend lastig. Elk systeem heeft zijn eigen rapportages, maar geen enkel systeem combineert het complete plaatje. Het gevolg: je opent vijf tabbladen, exporteert drie CSV-bestanden, plakt cijfers in een spreadsheet en probeert daar een samenhangend verhaal uit te destilleren. Tegen de tijd dat je overzicht klaar is, zijn de cijfers alweer verouderd.

Het probleem is zelden een gebrek aan data. Het probleem is dat die data verspreid zit over tien systemen en dat niemand het complete plaatje ziet zonder er een dagdeel aan te besteden.

Waarom standaard dashboardtools niet genoeg zijn

Er bestaan goede generieke dashboardtools. Power BI, Google Data Studio, Tableau; het zijn stuk voor stuk krachtige producten. En voor veel situaties zijn ze prima geschikt. Maar ze hebben beperkingen die je in de praktijk tegenkomt zodra je behoeften specifieker worden.

• Beperkte koppelingen; Niet elk systeem laat zich eenvoudig aansluiten. Zeker bedrijfsspecifieke of oudere systemen vereisen handmatige exports of dure tussenoplossingen om data naar je dashboardtool te krijgen.
• Complexe configuratie; Om een standaardtool naar je wensen in te richten heb je vaak een specialist nodig. Die configuratie is tijdrovend en bij elke wijziging in je behoeften moet er opnieuw geschaafd worden.
• Geen bedrijfslogica; Een generieke tool toont data, maar begrijpt je bedrijf niet. De KPI's die voor jouw organisatie relevant zijn; de marge op een specifiek productcluster, de gemiddelde doorlooptijd per klanttype, de verhouding tussen acquisitie en retentie; die moet je zelf berekenen en configureren.
• Licentiekosten die oplopen; Hoe meer gebruikers en hoe meer databronnen, hoe hoger de maandelijkse rekening. En lang niet iedereen in je organisatie heeft een volledig dashboard nodig; sommige collega's willen alleen hun eigen KPI's zien.
• Geen actiemogelijkheid; Je ziet dat een KPI rood kleurt, maar vervolgens moet je naar een ander systeem om actie te ondernemen. Een dashboard dat alleen toont maar niet helpt handelen, is een halve oplossing.

Wat een dashboard op maat je geeft

Een dashboard op maat is geen vervanging van je bestaande systemen. Het is een laag erboven die data uit al je bronnen samenbrengt en presenteert op de manier die voor jouw organisatie het meest waardevol is. Geen overbodige grafieken, geen standaard widgets die niemand bekijkt. Alleen de informatie die ertoe doet, gepresenteerd voor de mensen die ermee werken.

Data uit alle bronnen, op een plek

Je boekhoudpakket, CRM, webshop, projectmanagementtool, magazijnsysteem en marketingplatform; een dashboard op maat haalt data uit al deze bronnen en combineert ze tot een samenhangend geheel. Geen handmatige exports, geen copy-paste, geen verouderde cijfers. De data wordt automatisch opgehaald en verwerkt, zodat je altijd met actuele informatie werkt.

KPI's die relevant zijn voor jouw bedrijf

Elke organisatie heeft andere metrics die ertoe doen. Een logistiek bedrijf kijkt naar doorlooptijden en leverbetrouwbaarheid. Een marketingbureau wil de winstgevendheid per klant zien. Een productiebedrijf monitort uitval en capaciteitsbenutting. Een dashboard op maat toont precies die cijfers die voor jouw beslissingen relevant zijn, berekend volgens jouw definities en formules.

Rolgebaseerde weergaven

Niet iedereen in je organisatie heeft dezelfde informatiebehoefte. De directie wilt strategische KPI's zien op een hoog abstractieniveau. De operations manager heeft operationele details nodig. Een accountmanager wilt zijn eigen klanten en targets zien. Met een dashboard op maat krijgt elke rol precies de informatie die relevant is, zonder afgeleid te worden door data die er voor hen niet toe doet.

Real-time inzicht waar het ertoe doet

Sommige KPI's zijn pas waardevol als ze actueel zijn. Denk aan de huidige voorraadstatus, het aantal openstaande orders, de belasting op je klantenservice of de uptime van je systemen. Een dashboard op maat kan deze gegevens in real-time tonen, zodat je kunt ingrijpen voordat een probleem escaleert in plaats van achteraf te constateren dat er iets misging.

Een goed dashboard vertelt je niet alleen hoe het gaat. Het vertelt je waar je actie moet ondernemen, voordat het een probleem wordt.

Van kijken naar handelen

Een van de grootste voordelen van een dashboard op maat is dat het niet bij inzicht hoeft te blijven. In een standaardtool zie je een afwijking en moet je vervolgens naar het betreffende systeem navigeren om actie te ondernemen. Bij maatwerk kun je die actie inbouwen in het dashboard zelf.

Zie je dat een klant een openstaande factuur heeft die over de betalingstermijn heen is? Stuur direct een herinnering vanuit het dashboard. Merk je dat een product bijna uitverkocht is? Start een inkooporder met een druk op de knop. Signaleert het systeem dat een project over budget dreigt te gaan? Stuur een melding naar de projectmanager. Het dashboard wordt geen passief rapportagescherm, maar een actief besturingsinstrument.

Waarschuwingen en notificaties

Je kunt niet de hele dag naar een dashboard staren. En dat hoeft ook niet. Een dashboard op maat kan proactief meldingen sturen wanneer een KPI buiten de gestelde bandbreedte valt. Een e-mail wanneer de omzet van deze week achterblijft bij de prognose. Een Slack-bericht wanneer de gemiddelde responstijd op klantvragen boven een drempel komt. Een pushnotificatie wanneer een kritiek systeem trager reageert dan normaal.

Zo hoef je het dashboard niet continu in de gaten te houden, maar word je wel geattendeerd op de zaken die je aandacht vereisen. Dat is het verschil tussen een rapportage die je achteraf leest en een instrument dat je helpt sturen.

Beveiliging en toegangscontrole

Bedrijfsdata is gevoelige informatie. Een dashboard op maat geeft je volledige controle over wie welke data mag zien. Niet alleen op het niveau van hele dashboards, maar tot op het niveau van individuele cijfers. De directie ziet de complete financiele overzichten. De afdelingsmanager ziet alleen de cijfers van zijn afdeling. De medewerker ziet zijn eigen prestaties en targets.

Daarnaast draait een dashboard op maat in je eigen omgeving, met je eigen beveiligingsmaatregelen. Je data verlaat je eigen infrastructuur niet en je bent niet afhankelijk van het beveiligingsbeleid van een externe dashboardleverancier.

De investering en de terugverdientijd

Een dashboard op maat is een investering. Maar het is een investering die zich meetbaar terugverdient. Tel eens op hoeveel uur per week je management besteedt aan het verzamelen, combineren en interpreteren van cijfers uit verschillende bronnen. Reken door wat het kost wanneer beslissingen te laat worden genomen omdat het inzicht ontbrak. Wat kost het wanneer een probleem pas zichtbaar wordt in de maandrapportage in plaats van op de dag dat het ontstaat?

Veel van onze opdrachtgevers melden dat ze na implementatie van een dashboard op maat uren per week besparen op rapportage. Maar de grotere winst zit in de betere beslissingen die ze nemen doordat ze sneller en vollediger geinformeerd zijn. Die waarde is moeilijker te kwantificeren, maar in de praktijk het meest impactvol.

De waarde van een dashboard zit niet in de mooie grafieken. Het zit in de betere beslissingen die je neemt doordat je het complete plaatje ziet, op het moment dat het ertoe doet.

Hoe wij dit aanpakken

Bij Coding Agency beginnen we met de vraag die ertoe doet: welke beslissingen neem je regelmatig en welke informatie heb je daarvoor nodig? Niet welke data je hebt, maar welke data je nodig hebt. Van daaruit brengen we in kaart welke bronnen we moeten aansluiten en hoe de informatie het best gepresenteerd kan worden.

We bouwen dashboards die aansluiten bij je bestaande werkwijze. Geen grootschalig migratieproject, geen vervanging van je huidige systemen. Een slimme laag erboven die alles samenbrengt. De eerste werkende versie staat binnen enkele weken, zodat je snel kunt ervaren wat het oplevert en bijsturen waar nodig.

Benieuwd hoe een dashboard op maat eruitziet voor jouw organisatie? We laten graag zien wat er mogelijk is. Geen verkooppresentatie met standaard slides, maar een concreet gesprek over jouw data, jouw KPI's en jouw beslissingen.