WeFact.
Op maat.

Waarom WeFact koppelen aan je applicatie?

Handmatig facturen aanmaken en debiteuren bijhouden kost tijd. Als je applicatie orders, projecten of abonnementen beheert, wil je dat facturen automatisch in WeFact terechtkomen. Geen copy-paste, geen fouten, geen achterstand in je facturatie.

Een WeFact koppeling zorgt ervoor dat je applicatie direct communiceert met je facturatiesysteem. Nieuwe klant aangemaakt? Debiteur staat in WeFact. Order afgerond? Factuur verstuurd. Betaling ontvangen? Automatisch afgeboekt. Dat is wat een goede integratie doet.

WeFact API: hoe werkt het?

WeFact biedt een API die vrijwel alle functionaliteit van de webinterface ontsluit. Je kunt debiteuren beheren, facturen aanmaken, offertes versturen, abonnementen instellen en betalingen verwerken. De API ondersteunt zowel XML als JSON en is goed gedocumenteerd.

Eenvoudige authenticatie

WeFact werkt met API-key authenticatie. Je genereert een API-sleutel in je WeFact-account en configureert deze eenmalig in de koppeling. Alle communicatie verloopt via een beveiligde verbinding. Eenvoudiger dan OAuth, maar net zo veilig voor server-to-server communicatie.

Modules en entiteiten

De WeFact API is opgebouwd rond modules: debiteuren, facturen, offertes, producten, abonnementen en creditfacturen. Elke module heeft standaard CRUD-operaties (aanmaken, ophalen, wijzigen, verwijderen) en aanvullende acties zoals facturen versturen of abonnementen pauzeren.

Debiteuren synchroniseren

De basis van elke WeFact koppeling is debiteurensynchronisatie. Wanneer een klant wordt aangemaakt in je applicatie, verschijnt deze automatisch als debiteur in WeFact. Andersom worden wijzigingen in WeFact ook teruggesynchroniseerd naar je systeem.

De koppeling zorgt ervoor dat er geen dubbele debiteuren ontstaan. Bij elke synchronisatie wordt gecontroleerd of een debiteur al bestaat op basis van debiteurnummer of e-mailadres. Zo heb je altijd een schone, consistente administratie zonder duplicaten.

Handmatig facturen overtypen is niet alleen tijdverspilling; het is een bron van fouten. Automatiseer het en je facturatie is altijd actueel.

Automatisch facturen genereren

Dit is waar de echte tijdwinst zit. In plaats van handmatig facturen aanmaken, laat je applicatie dit doen op basis van triggers. Een order wordt afgerond, een abonnementsperiode loopt af, een project wordt opgeleverd —de factuur wordt automatisch aangemaakt en verstuurd.

Hoe werkt dat in de praktijk?

Een factuur in WeFact bestaat uit debiteurgegevens, een factuurdatum, vervaldatum en factuurregels met omschrijving, aantal, prijs en BTW-tarief. Bij het automatisch aanmaken wordt al deze informatie vanuit je applicatie meegegeven, zodat de factuur direct compleet en correct in WeFact verschijnt.

Belangrijke gegevens die automatisch worden meegegeven:

• Debiteurgegevens —de juiste klant wordt automatisch gekoppeld
• Referentie —je eigen ordernummer of projectreferentie voor herleidbaarheid
• Factuurregels —omschrijving, prijs en BTW per regel
• Betaalmethode —automatische incasso, iDEAL of handmatige betaling

Abonnementen en terugkerende facturatie

Een van de sterkste punten van WeFact is het abonnementenbeheer. Je kunt abonnementen aanmaken die automatisch facturen genereren op basis van een vast interval: maandelijks, per kwartaal of jaarlijks. De koppeling kan abonnementen aanmaken, wijzigen, pauzeren en opzeggen.

Dit is ideaal voor SaaS-platformen, lidmaatschapsorganisaties en hostingbedrijven. In plaats van handmatig terugkerende facturen aanmaken, laat WeFact dit volledig automatisch verlopen.

Automatische incasso

WeFact ondersteunt SEPA-incasso. De koppeling kan incasso-batches aanmaken en verwerken. Betalingen worden direct gekoppeld aan de juiste facturen. Mislukte incasso's worden automatisch gesignaleerd zodat je snel kunt ingrijpen.

Een factuur die automatisch wordt aangemaakt en via incasso wordt geind op het moment dat een abonnement verlengt; dat is waar een WeFact koppeling voor bedoeld is.

WeFact vs Moneybird

De vraag die we vaak krijgen: WeFact of Moneybird? Het antwoord hangt af van je situatie.

WeFact is ideaal voor bedrijven die primair facturatie en debiteurenbeheer willen automatiseren. De sterke punten zijn abonnementenbeheer, automatische incasso en uitgebreid debiteurenbeheer. De API-key authenticatie maakt de integratie eenvoudig.

Moneybird is breder als boekhoudpakket. Het biedt naast facturatie ook bankafschriften, BTW-aangiftes en financiele rapportages. De API gebruikt OAuth2 en is wat moderner opgezet.

Ons advies: als je primair facturen en abonnementen wilt automatiseren met automatische incasso, kies WeFact. Heb je een bredere boekhoudoplossing nodig met bankrekeningen en BTW? Dan is Moneybird de logischere keuze.

Hoe wij WeFact koppelingen bouwen

Een goede WeFact koppeling draait op de achtergrond, zonder dat je gebruikers er iets van merken. De communicatie met WeFact loopt asynchroon; je applicatie wordt niet trager door de koppeling.

Waar wij op letten:

• Betrouwbaarheid —als WeFact even niet bereikbaar is, worden acties automatisch opnieuw geprobeerd zodra het weer kan
• Snelheid —grote aantallen facturen of debiteuren worden in batches verwerkt zodat alles soepel blijft draaien
• Real-time synchronisatie —wijzigingen in WeFact worden automatisch doorgegeven aan je applicatie, en andersom
• Foutafhandeling —duidelijke meldingen als er iets niet klopt, zodat je snel kunt ingrijpen

Een WeFact koppeling is een van de meest impactvolle automatiseringen voor bedrijven met terugkerende facturatie. Het elimineert handmatig werk, voorkomt fouten en zorgt dat je debiteurenbeheer altijd actueel is. De API is toegankelijk en de API-key authenticatie maakt de drempel laag om te starten.